La fattura proforma è un documento non fiscale di solito somigliante in tutto ad una normale fattura. Questo tipo di documento essendo di fatto senza alcun valore fiscale non rappresenta per chi la riceve obbligo di pagamento ne tanto meno per chi la emette obbligo di fornitura delle merci e/o prestazione dei servizi in essa elencati.

Detta così il documento sembrerebbe del tutto inutile, invece viene in genere emesso come anticipazione della fattura vera e propria in modo che il cliente possa verificare i prezzi, le quantità e le modalità di fornitura dei beni e/o dei servizi ed in caso di errori o ulteriori accordi può sempre essere corretto e riemesso senza che questo produca alcun obbligo per le parti.

Come già detto il documento può essere in tutto e per tutto simile ad una normale fattura se non per almeno tre fondamentali differenze.

La prima è che la dicitura “FATTURA PROFORMA” deve essere riportata ben evidenziata nel documento, possibilmente in testa allo stesso.

La seconda è una numerazione a se stante e che nulla abbia a che fare con quella delle fatture vere e proprie.

La terza e che venga riportata, in genere in calce al documento, una dicitura che indichi chiaramente la natura non fiscale del documento possibilmente con gli immancabili riferimenti normativi.

SETTE permette l'emissione di fatture proforma seguendo le stesse regole usate per tutti gli altri documenti fiscali e non. E' possibile accedere alle funzioni di inserimento tramite il menu “Documenti” → “Fattura proforma” → “Inserisci” allo stesso modo per le operazioni di modifica e cancellazione.

Nel momento in cui sia necessario trasformare il documento in una fattura vera e propria è possibile utilizzare la funzione “Trasforma in altro” disponibile sempre sullo stesso menu. Attivata tale procedura SETTE chiederà come prima cosa di selezionare il documento da trasformare mostrando un elenco delle fatture proforma che risultano non fatturate, e successivamente di scegliere il documento fiscale da emettere. Fatto ciò si avrà il nuovo documento già compilato e pronto per l'emissione mantenendo sempre la possibilità di modificarlo in qualunque delle sue parti.

Allo stesso modo come per gli altri documenti fiscali e non, è possibile stabilire dei valori di configurazione tramite il menu “Servizio” → “Parametri documenti” → “Fattura proforma”. Con la funzione di configurazione è possibile modificare, secondo le proprie esigenze, il messaggio da inserire sul piede documento che come detto in precedenza risuta necessario ad evidenziare la natura non fiscale del documento stesso.

Capita in alcune circostanze magari legate e specifiche tipologie di vendita che in fattura vadano inserite delle annotazioni particolari riguardanti la natura dello specifico articolo come riferimenti normativi o informazioni legate alle caratteristiche dello stesso.

Adesso è possibile automatizzare questo processo utilizzando il campo “note” presente in anagrafica articolo, questi come risaputo può contenere del testo di lunghezza arbitraria, testo che viene già memorizzato nel database di SETTE come campo dello specifico articolo.

Per implementare la nuova funzionalità è stato aggiunto il campo “Aggiungi queste note alla descrizione articolo su documenti emessi” nella stessa sezione dove vengono inserite le note, è sufficiente che questi contenga il valore “Si” perché quanto contenuto nel campo note venga automaticamente riportato in fattura nel momento in cui l'articolo viene utilizzato.

Con lo stesso criterio può capitare che sia necessario inserire in fattura delle annotazione che dipendono dallo specifico cliente per il quale si sta emettendo il documento. Anche in questo caso SETTE è già dotato di un campo “Note” sull'anagrafica della scheda contabile. Seguendo la stessa logica usata per l'articolo anche sulla sezione dedicata alle note dell'anagrafica scheda conti è stato aggiunto il campo “Aggiungi queste note in coda agli articoli su documenti emessi”, che se impostato a “Si” farà in modo che il contenuto venga aggiunto in fattura in coda all'ultima riga del documento stesso.

L'invio delle fatture per posta elettronica è divenuta una prassi ormai consolidata utilizzata da molte aziende, questa permette di avere dei tempi di consegna ridotti al minimo oltre ad un risparmio di tempo, carta e francobolli.
SETTE è adesso in grado di inviare direttamente, ossia senza l'uso di client di posta di terze parti, ogni fattura inserendola all'interno di un messaggio di posta elettronica come file allegato in formato pdf. L'invio può essere fatto sia utilizzando un account di posta ordinaria che account di posta certificata.
La possibilità di usare il canale della posta certificata è importante visto che in questo caso il vostro fornitore del servizio è in grado di fornire la ricevuta di consegna certa del messaggio assumendo questi di fatto la stessa validità della classica raccomandata con ricevuta di ritorno.

Per procedere con l'invio della fattura è sufficiente selezionare il pulsante “Posta Elettronica” sulla finestra di scelta delle opzioni di stampa.

A questo punto il documento, tramite la funzione di anteprima, il documento verrà automaticamente convertito nel formato pdf ed inserito come allegato al messaggio che viene presentato già compilato in tutte le sue parti e pronto per l'invio.

Si è scelto di mostrare il messaggio prima del definitivo invio per permettere un livello di controllo più accurato dello stesso, infatti in questa fase è ancora possibile cambiarlo in una qualsiasi delle sue parti esattamente come si farebbe con un normale client di posta.
La cosa più importante è la possibilità di cambiare al volo la modalità d'invio, se normale o certificata, semplicemente premendo il relativo pulsante in alto a sinistra. In ambedue le modalità d'invio, i parametri usati per l'accesso al server di posta son quelli configurati dalla funzione “parametri di base” già descritta in uno dei post precedenti [vedi post].
Per quanto riguarda l'indirizzo al quale spedire o la modalità preferenzialedi spedizione, vengono automaticamente proposte le informazioni presenti sull'anagrafica del cliente e già descritte in un precedente post [vedi post].
Per poter lasciare traccia all'interno di SETTE dell'invio, il messaggio può essere salvato come allegato alla scheda contabile, per fare questo è sufficiente mettere il segno di spunta sulla voce “salva il messaggio come allegato alla scheda conti” in basso a sinistra.
Per il definitivo invio del messaggio basta semplicemente premere il pulsante “Invia” per fa si che SETTE attivi tutte le procedure necessarie a contattare il vostro server di posta per affidargli il messaggio da spedire.

L'invio può essere fatto anche in maniera semi-automatica, in tal caso al momento della stampa va scelta la modalità “anteprima” che una volta mostrata metterà a disposizione il pulsante “Invia Mail” in grado di attivare la procedura appena descritta.

Si può adesso configurare SETTE in maniera tale che, in fase di emissione dei documenti fiscali, permetta di leggere il campo “protocollo contabile” ossia quell'informazione destinata ad essere memorizzata nei campi “protocollo” del movimento contabile e delle eventuali scadenze prodotte dal documento. Per attivare la funzione è necessario impostare a “Si” la relativa voce di configurazione presente nella sezione “Contabile” della maschera di configurazione dello specifico documento.

Attivata la funzione e a condizione che la causale contabile configurata per il documento non preveda l'assegnazione automatica del protocollo, sarà possibile stabilire volta per volta il valore da assegnare al campo in questione direttamente in fase di emissione del documento.

Aggiunta alla funzione di “Zoom su documenti fiscali” la possibilità di stampare l'elenco sia in anteprima che direttamente su stampante. Implementata anche la visualizzazione della eventuale diversa destinazione del documento senza doverlo aprire.
Sono due piccole cose, ma come tutte le piccole cose alle volte tornano molto utili e magari risolvono un problema.
La funzione di zoom è disponibile premendo il tasto F5 sul campo “numero documento” in fase di modifica di qualsiasi documento fiscale.