Supponiamo di aver movimentato il magazzino da un documento fornitore ad esempio una fattura di acquisto. Abbiamo creato in SETTE il nostro documento di magazzino inserendo di dati di testata del documento oltre agli articoli da movimentare.
Sapete già che SETTE è in grado di recuperare il documento in qualsiasi momento e mostrarlo o renderlo disponibile per modifiche, ma sicuramente vi è capitato di voler dare un'occhiata al documento vero e proprio magari per verificare una qualche informazione disponibile soltanto sul cartaceo. Considerato anche che sempre più fornitori inviano il cartaceo della fattura per email in formato pdf, sarebbe interessante poter richiamare il cartaceo corrispondente ad uno specifico movimento semplicemente con un click del mouse.

SETTE è adesso in grado di allegare un file pdf per ogni documento di magazzino e/o di prima nota caricato nel programma. La procedura per allegare il file è semplicissima infatti basta premere il pulsante “Carica” disponibile nelle funzioni di “Caricamento prima nota” e “Caricamento movimenti magazzino” per far si che il file venga caricato nella base dati di SETTE ed associato al documento che si sta caricando.

Una volta caricato il pdf questi diventa disponibile in tutte le fasi di visualizzazione e/o modifica del documento semplicemente premendo il pulsante “Mostra” presente accanto a quello “Carica”. Premendo invece il pulsante con le tre linee parallele (menu) è possibile accedere ad altre funzioni di gestione dell'allegato come ad esempio la rimozione dello stesso.

La possibilità di mostrare il pdf allegato è disponibile anche nelle finestre di visualizzazione dei movimenti, sia contabili che di magazzino, basterà premere sull'icona della presente a fianco del rigo desiderato per far comparire le varie azioni disponibili a partire dal rigo stesso, fra queste vedrete anche la “mostra documento allegato”.

Il formato xml della fattura elettronica per le pubiche amministrazioni prevede la possibilità di aggiungere alla stessa dei file in allegato. Questo è stato previsto per dare la possibilità di inviare contestualmente alla fattura, eventuali documenti aggiuntivi richiesti dall'amministrazione destinataria.

La procedura di fatturazione elettronica di SETTE è in grado di allegare file al documento elettronico con estrema semplicità, infatti basta selezionare la linguetta con la dicitura "Allegati" per avere a disposizione tutte le funzioni necessarie alla gestione dei file allegati.

Nello specifico le funzioni disponibili sono le seguenti

Aggiungi

Permette di aggiungere un file alla lista, verrà chiesto di selezionare il file da allegare, una volta confermato questi verrà aggiunto al file xml della fattura elettronica. La procedura prevede la compilazione di alcuni dati aggiuntivi riguardanti l'allegato come la descrizione dello stesso, il suo formato e l'eventuale metodo di compressione utilizzato.

Mostra

Selezionando uno dei file già caricati, la funzione permette vi vederne il contenuto

Modifica

Permette di modificare i dati associati al file allegato

Cancella

Seguendo il principio "chi sbaglia non necessariamente deve essere perduto" la funzione permette di rimuovere uno o più file dall'elenco degli allegati.

Estrai e salva

Permette di estrarre un file dalla lista degli allegati e di salvarlo su una cartella del vostro computer. Si ricordi che SETTE è in grado di aprire fatture elettroniche prodotte con qualsiasi programma che rispetti gli standard sdi10 ed sdi11.

L'invio delle fatture per posta elettronica è divenuta una prassi ormai consolidata utilizzata da molte aziende, questa permette di avere dei tempi di consegna ridotti al minimo oltre ad un risparmio di tempo, carta e francobolli.
SETTE è adesso in grado di inviare direttamente, ossia senza l'uso di client di posta di terze parti, ogni fattura inserendola all'interno di un messaggio di posta elettronica come file allegato in formato pdf. L'invio può essere fatto sia utilizzando un account di posta ordinaria che account di posta certificata.
La possibilità di usare il canale della posta certificata è importante visto che in questo caso il vostro fornitore del servizio è in grado di fornire la ricevuta di consegna certa del messaggio assumendo questi di fatto la stessa validità della classica raccomandata con ricevuta di ritorno.

Per procedere con l'invio della fattura è sufficiente selezionare il pulsante “Posta Elettronica” sulla finestra di scelta delle opzioni di stampa.

A questo punto il documento, tramite la funzione di anteprima, il documento verrà automaticamente convertito nel formato pdf ed inserito come allegato al messaggio che viene presentato già compilato in tutte le sue parti e pronto per l'invio.

Si è scelto di mostrare il messaggio prima del definitivo invio per permettere un livello di controllo più accurato dello stesso, infatti in questa fase è ancora possibile cambiarlo in una qualsiasi delle sue parti esattamente come si farebbe con un normale client di posta.
La cosa più importante è la possibilità di cambiare al volo la modalità d'invio, se normale o certificata, semplicemente premendo il relativo pulsante in alto a sinistra. In ambedue le modalità d'invio, i parametri usati per l'accesso al server di posta son quelli configurati dalla funzione “parametri di base” già descritta in uno dei post precedenti [vedi post].
Per quanto riguarda l'indirizzo al quale spedire o la modalità preferenzialedi spedizione, vengono automaticamente proposte le informazioni presenti sull'anagrafica del cliente e già descritte in un precedente post [vedi post].
Per poter lasciare traccia all'interno di SETTE dell'invio, il messaggio può essere salvato come allegato alla scheda contabile, per fare questo è sufficiente mettere il segno di spunta sulla voce “salva il messaggio come allegato alla scheda conti” in basso a sinistra.
Per il definitivo invio del messaggio basta semplicemente premere il pulsante “Invia” per fa si che SETTE attivi tutte le procedure necessarie a contattare il vostro server di posta per affidargli il messaggio da spedire.

L'invio può essere fatto anche in maniera semi-automatica, in tal caso al momento della stampa va scelta la modalità “anteprima” che una volta mostrata metterà a disposizione il pulsante “Invia Mail” in grado di attivare la procedura appena descritta.

Cosi come già possibile per le anagrafiche articoli e' adesso possibile memorizzare degli allegati per ogni scheda conti. Risulta adesso possibile allegare alla scheda un qualsiasi file sia documento che immagine oltre a qualsiasi tipo di URL (indirizzo internet) nella stessa forma valida per il brouser di sistema.

Cosi come nello stile di SETTE la funzione di consultazione degli allegati oltre ad essere disponibile dalle apposite voci di menu, e' sempre disponibile semplicemente premendo il corrispondente pulsante alla sinistra dell'anagrafica sia in fase di ricerca che nella visualizzazione della stessa.