Il nuovo anno è alle porte e come consuetudine è necessario predisporre gli archivi di SETTE ad operare con il nuovo anno. Per questo è disponibile la procedura "Cambio Anno" in grado di eseguire in maniera semplice tutte le operazioni necessarie allo scopo.

Per chi ha il servizio di aggiornamento attivo ed ha quindi a disposizione gli ultimi aggiornamenti del programma o per chi ha acquistato o aggiornato alla versione 4.4, può accedere alla procedura dal menu "Servizio" scegliendo la voce "Creazione archivi nuovo anno", in caso contrario la procedura è accessibile dal menu programmi di windows. In caso estremo è anche possibile eseguire semplicemente con un doppio click, il fle CambAnno.exe presente all'interno della cartella di installazione di Sette tipicamente presente sul disco "C" del PC.

Visto che nelle modalità operative non ci sono grosse differenze rispetto a quanto fatto negli anni precedenti, consiglio di seguire il link qui di seguito per consultare nello specifico cosa e come fare.

"Procedura di cambio anno per SETTE"

Sempre per chi ha il servizio aggiornamenti attivo e quindi le ultime versioni di SETTE, la procedura di cambio anno prevede anche la possibilità di spostare parte dei movimenti contabili dall'anno in corso al nuovo anno. Per maggiori dettagli su questa funzione consultate il post :

"Spostamento movimenti contabili"

Come sempre prima di intraprendere qualsiasi azione è consigliabile fare una copia di salvataggio degli archivi.
Ricordate che : è meglio una copia in più che una in meno

Buon anno e buon lavoro

La procedura di emissione della fattura elettronica di SETTE è in grado di allegare al file xml che verrà spedito al sistema di interscambio, una copia in formato pdf del documento nella versione stampabile e con l'aspetto che tale documento aveva prima dell'avvento di questa complicazione digitale.

Tale documento può essere utilizzato dal ricevente per le sue operazioni gestionali tenendo comunque presente che tale documento non ha un reale valore fiscale. Per evidenziare questa caratteristica del documento è possibile configurare SETTE in maniera tale che possa aggiungere, in automatico, una nota a piede pagina nella quale sono riportate tutte le indicazioni del caso per il destinatario del documento.

Il parametro in questione è raggiungibile dal menu “Servizio” → “Parametri fattura elettronica” → “Configurazioni”

Premendo il pulsante “Carica predefinito” disponibile a fianco è possibile inserire automaticamente la dicitura “'Documento non valido ai fini fiscali ai sensi dell''art. 21 dpr 633/72. L''originale è consultabile nella sua area privata di Agenzia delle Entrate'”. Ovviamente se non riteneste idonea tale dicitura SETTE vi permette di cambiarla a vostro piacimento ed in base alle vostre esigenze e, se ritenite sia il caso, di elimnarla del tutto.

Ogni file contenente un fattura elettronica inviato ad SDI deve essere necessariamente marcato con un progressivo. Ad ogni invio il valore di questo progressivo deve essere maggiore di quello dell'invio precedente pena il probabile respingimento del file da parte di SDI.

SETTE impiega un metodo automatico per il calcolo di tale progressivo basato su informazioni temporali ed in grado di garantire la relazione di maggioranza per i valori generati. E' però importante sapere che tale funzione ha, per scelta, una risoluzione tipica di cinque minuti ossia all'interno di un arco temporale di cinque minuti il progressivo generato è sempre lo stesso.

Cosa significa esattamente questa cosa: se emettete due fatture all'interno dello stesso slot temporale allora è molto probabile che queste abbiano lo stesso progressivo, cosa che provocherà immancabilmente un respingimento del secondo file da parte di SDI.

Come nello stile di SETTE questo comportamento può essere modificato in base alle singole esigenze agendo sui parametri di configurazione.

Il parametro in questione è raggiungibile dal menu “Servizio” → “Parametri fattura elettronica” → “Configurazioni”

L'intervallo di generazione può essere impostato ad un valore fra uno e cinque minuti, il consiglio è che se non c'è una vera necessita di lasciare un valore alto. Oltre a questo una volta scelto un valore idoneo al proprio volume di lavoro evitare di cambiarlo ulteriormente senza che che non ve ne sia una effettiva necessità.

Se si emettono documenti di trasporto in quantità significativa e conseguentemente si utilizza la procedura di fatturazione differita è consigliabile utilizzare il valore più basso ossia un minuto.

Il file contenente la fattura elettronica e come noto in formato xml, questi è un vero e proprio linguaggio con delle sue specifiche regole destinato ad “inscatolare” informazioni di ogni genere. Come nota, il più conosciuto linguaggio html con il quale sono realizzate molte delle pagine internet spesso è considerato un “dialetto” del più vasto mondo xml.

Tornando al nostro argomento, è possibile aprire il file xml della fattura elettronica con un qualsiasi editor di testo come ad esempio “blocco note” ma in tal caso il suo contenuto risulterà di difficile interpretazione se non si ha dimestichezza con le regole del linguaggio stesso.

Per risolvere questo problema di rappresentazione dei dati lo standard prevede la possibilità di applicare al documento un “foglio di stile” ossia un qualcosa che detti delle regole di trasformazione delle informazioni contenute nel documento xml in un qualcosa di più fruibile.

Per la fattura elettronica l'agenzia delle entrate ha rilasciato uno specifico foglio stile in grado di standardizzare la modalità di visualizzazione del documento stesso ma nulla vieta di utilizzarne altri per differenti modalità di visualizzazione.

Dalla versione 4.4.112 SETTE è in grado di visualizzare l'anteprima della fattura elettronica oltre che nella rappresentazione rilasciata da Agenzia delle Entrate anche in quella rilasciata dall'associazione nazionale dei produttori di software.

Per cambiare la modalità di visualizzazione è sufficiente scegliere il modello desiderato dalla voce “Stile” in alto sulla pagina di anteprima della fattura elettronica.

Ricordate comunque che ciò che vi verrà mostrato non è la fattura elettronica vera e propria ma soltanto una sua rappresentazione.

Sin dalla prima pubblicazione del modulo di gestione delle fatture elettronica, nel dicembre 2014, SETTE è in grado di aprire, consultare e stampare qualsiasi documento conforme ad una qualsiasi delle versioni del formato rilasciato dall'agenzia delle entrate.

Se il file XML contenente la fattura elettronica è firmato digitalmente ossia presenta l'estensione “p7m”, SETTE a partire dalla versione 4.4.112 è in grado di aprire direttamente il file senza che questi debba essere precedentemente estratto tramite un programma per la firma digitale.

Ottenuto il file contenente il documento elettronico basta accedere alla procedura di gestione dal menu “Documenti” → “Fattura elettronica” → “Gestisci fattura elettronica”, premere il pulsante “Apri fattura xml” e tramite questi selezionare il file desiderato.

Fatto ciò SETTE mostrerà la fattura elettronica in ogni sua parte dando anche accesso agli eventuali allegati in essa contenuti.

Non è da sottovalutare la possibilità di gestire gli allegati, infatti è consuetudine accompagnare il documento xml con un pdf della fattura nel formato “tradizionale” al fine di facilitare la consultazione dello stesso.

Sempre a partire dalla versione 4.4.112 è possibile aprire un file fattura elettronica, firmato o non, anche direttamente da menu “Documenti” → “Fattura elettronica” → “Apri fattura elettronica”. Il risultato finale sarà identico a quanto descritto in precedenza.

Si ricordi che l'eventuale copia pdf della fattura, allegata al documento XML va considerata una “copia di cortesia” e non ha alcun valore legale al contrario il file ricevuto da SDI è l'unico a rappresentare fiscalmente il documento emesso.