Prima di essere inviato all'amministrazione destinataria, la fattura elettronica in formato XML deve essere firmata tramite la firma digitale dal sogetto che emette il documento. Il motivo per i quale è necessaria la firma è che questa garantisce sia l'integrità delle informazioni contemute nel documento che all'identità del sogetto emittente, qualsiasi documento inviato senza firma digitale verrà inesorabilmente rigettato dall'amministrazione.

Cosa occorre per firmare digitalmente il documento

• [] Un dispositivo hardware per la firma digitale è composto da un lettore di smart card e da una smart card rilasciata da un ente di certificazione abilitato, come ad esempio la camera di commercio.
• [] Un programma come DiKe o ArubaSign, in grado di legere i certificati digitali presenti mella smart card e di eseguire le operazioni necessarie all'apposizione della firma oltre a stabilre con certezza data ed orario dell'apposizione della stessa.

A proposito della smart card contenente i certificati necessari ad apporre la firma è importante ricordare che questa, in ogni conteso, è da considerare prettamente personale. Una volta firmato un documento questi è a tutti gli effetti di legge equiparato ad uno con firma autografa, quindi non lasciate la smart card nelle mani di persone di cui non vi fidiate ciecamente.

Fimato il file della fattura in genere otterrete un secondo file con lo stesso nome di quello non firmato ma con estenzione p7m, fate attenzione perchè proprio quest'ultimo è quello da inviare.
Per ulteriori dettagli sulle metodologie di firma della fattura elettronica è possibile consultare il sito dell'aggenzia delle entrate al seguente link http://fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/c-12.htm.

 Invio del file firmato al sistema di interscambio

 Una volta firmato il file, il Sistema di interscambio rende disponibili cinque modalità d'invio dello stesso. 

• [] Posta Elettronica Certificata (PEC)
• [] Invio via web
• [] Servizio SDICoop - Trasmissione
• [] Servizio SDIFTP
• [] Servizio SPCoop - Trasmissione 

La posta elettronica certificata è sicuramente il canale più semplice da utilizzare visto che non necessita di alcun tipo di accreditamento preventivo presso il Sistema di Interscambio considerato anche il fatto che tutti gli operatori economici dispongono, per obligo di legge, di una casella PEC.

Il file della fattura elettroniche deve essere spedito come allegato del messaggio di PEC ne più e ne meno come un qualsiasi altro file inviato conlo stesso mezzo. L'indirizzo PEC a cui destinare il messaggio è il seguente: sdi01@pec.fatturapa.it.

Attenzione alle dimenzioni del messaggio, comprensivo dell’allegato, visto che questi non deve superare la dimensione di 30 megabytes. Se tale limite dimensionale non viene rispettato non è garantito il buon esito della trasmissione. Considerate comunque che 30MB per un file xml sono veramente tanti.

Il soggetto che utilizza il canale PEC riceverà, sulla casella di PEC da cui ha effettuato la trasmissione, i messaggi di risposta prodotti dal SdI relativi all'invio. Nota che il Sistema di interscambio, con il primo messaggio di risposta, notifica di scarto o ricevuta di consegna, comunica al trasmittente l’indirizzo di PEC che dovrà utilizzare per i successivi eventuali invii.
Per ulteriori dettagli sulle metodologie di invio è possibile consultare il link http://fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/c-12.htm

Con le ultime disposizioni di legge è stata resa obbligatoria l’emissione della fattura elettronica nei confronti delle Amministrazioni pubbliche, e la trasmissione della stessa tramite il “Sistema d'Interscambio” (SdI) delle Pubbliche Amministrazioni.
Le date di entrata in vigore dell'obligo sono:

• 6 Giugno 2014: obbligo di fatturazione elettronica verso Ministeri, Agenzie Fiscali, Enti Nazionali di previdenza e assistenza.
• 31 marzo 2015: obbligo di fatturazione elettronica verso tutte le altre PA.

Vediamo di capire come è fatto e quali sono le caratteristiche di questo nuovo documento:

• il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo uno specifico formato disponibile presso l'aggenzia delle entrate. Questo formato è l' unico accettato dal Sistema di Interscambio al quale questi và inviato.

• l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite l'apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura,

• la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell'indice delle Pubbliche Amministrazioni.

Ma cos'è questo file XML, in molti pensano che si tratti di una sorta di pdf infatti la domanda che sento più spesso è proprio: ma non posso madarla in pdf. Ovviamente non è così, il file XML contente la fattura elettronica è un “semplice” file di testo strutturato con dei tag (o etichette) nel quale sono riportati in dettaglio ed in formato testule, tutti i dati che costituiscono la fattura vera e propria. Per intenderci un file xml è molto simile nella modalità di strutturazione delle informazioni al più conosciuto formato html sul quale sono basete le pagine presenti sul web. In realtà XML non è una novità ma è una metodologia di rappresentazione dei dati già in giro da tanoto tempo, giusto come curiosità considerate che il sicuramente più conoscito “linguaggio html” in realtà e uno specifico dialetto della più vasta galassia XML.

Cos'è il Sistema di Interscambio (SdI)

Il Sistema di Interscambio, gestito dall'Agenzia delle Entrate, è un sistema informatico in grado di:

• ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA,

• effettuare controlli sui file ricevuti,

• inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.

E' importante tenere sempre presente che questi non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione dei docmenti.
L'mmagine che segue è una rappresentazione del flusso seguito dalla fatturazione elettronica attraverso il Sistema di Interscambio: 

il Sistema di Interscambio effettua su ogni file XML FatturaPA dei controlli formali necessari per garantire il corretto inoltro al destinatario. Per evitare spiacevoli sorprese nell'inoltro definitivo della fattura è possibile sottoporre il file al sito dell'Aggenzia delle Entrate per un controllo formale preventivo del suo contenuto. Per farlo basta caricare il file sulla seguente pagina http://sdi.fatturapa.gov.it

Si ricordi che il controllo e sulla sintassi del documento ossia sul rispetto delle regole imposte dal formato e non sulla semantica del suo contenuto.