Prima dell'adozione della fattura elettronica era possibile emettere fatture, in doppia copia, direttamente tramite il registratore di cassa più o meno come se si trattasse di un normale scontrino. Con l'adozione della tecnologia di fatturazione elettronica questo operazione non è più possibile perché sia i precedenti misuratori fiscali che i nuovi registratori telematici non sono abilitati all'emissione ne tanto meno all'invio del documento xml nel quale viene codificato il documento.

I nuovi registratori telematici continuano a mantenere la funzionalità di stampa della fattura ma questa va considerata a tutti gli effetti come documento non valido ai fini fiscali ossia alla stregua di una copia di cortesia. Questo significa che la stampa del documento sulla cassa non assolve l'obbligo fiscale di emissione della fattura ma va sempre e comunque approntato il corrispondente documento XML e spedito al sistema di interscambio di Agenzia delle Entrate.

MICC POS è il modulo Touch di gestione del punto cassa di SETTE, questi vi permette di emettere fattura su registratore telematico semplicemente selezionando l'apposito tasto “Fattura” prima della chiusura dello scontrino (Vedi: Screeshot-per-MICC-POS-Fattura-su-Scontrino). Sarà compito di MICC POS generare il corretto file XML e memorizzarlo nell'area di transito di SETTE pronto per essere inviato al sistema di Interscambio seguendo le stesse regole usate per le fatture elettroniche emesse direttamente dall'applicativo.

Il punto è che l'operatore alla cassa non deve preoccuparsi di cosa o come fare, questi seguirà le stesse procedure usate da sempre, sarà il programma ad occuparsi del resto senza rallentare in nessun caso le operazioni di cassa.

Si è scelto di utilizzare l'area di transito di SETTE e non l'invio diretto, per poter permettere al personale di backoffice, di controllare i documenti emessi prima che questi vengano inviati al sistema di interscambio.

La fattura proforma è un documento non fiscale di solito somigliante in tutto ad una normale fattura. Questo tipo di documento essendo di fatto senza alcun valore fiscale non rappresenta per chi la riceve obbligo di pagamento ne tanto meno per chi la emette obbligo di fornitura delle merci e/o prestazione dei servizi in essa elencati.

Detta così il documento sembrerebbe del tutto inutile, invece viene in genere emesso come anticipazione della fattura vera e propria in modo che il cliente possa verificare i prezzi, le quantità e le modalità di fornitura dei beni e/o dei servizi ed in caso di errori o ulteriori accordi può sempre essere corretto e riemesso senza che questo produca alcun obbligo per le parti.

Come già detto il documento può essere in tutto e per tutto simile ad una normale fattura se non per almeno tre fondamentali differenze.

La prima è che la dicitura “FATTURA PROFORMA” deve essere riportata ben evidenziata nel documento, possibilmente in testa allo stesso.

La seconda è una numerazione a se stante e che nulla abbia a che fare con quella delle fatture vere e proprie.

La terza e che venga riportata, in genere in calce al documento, una dicitura che indichi chiaramente la natura non fiscale del documento possibilmente con gli immancabili riferimenti normativi.

SETTE permette l'emissione di fatture proforma seguendo le stesse regole usate per tutti gli altri documenti fiscali e non. E' possibile accedere alle funzioni di inserimento tramite il menu “Documenti” → “Fattura proforma” → “Inserisci” allo stesso modo per le operazioni di modifica e cancellazione.

Nel momento in cui sia necessario trasformare il documento in una fattura vera e propria è possibile utilizzare la funzione “Trasforma in altro” disponibile sempre sullo stesso menu. Attivata tale procedura SETTE chiederà come prima cosa di selezionare il documento da trasformare mostrando un elenco delle fatture proforma che risultano non fatturate, e successivamente di scegliere il documento fiscale da emettere. Fatto ciò si avrà il nuovo documento già compilato e pronto per l'emissione mantenendo sempre la possibilità di modificarlo in qualunque delle sue parti.

Allo stesso modo come per gli altri documenti fiscali e non, è possibile stabilire dei valori di configurazione tramite il menu “Servizio” → “Parametri documenti” → “Fattura proforma”. Con la funzione di configurazione è possibile modificare, secondo le proprie esigenze, il messaggio da inserire sul piede documento che come detto in precedenza risuta necessario ad evidenziare la natura non fiscale del documento stesso.