La fattura di acconto è un documento fiscale che viene emesso quando un cliente effettua un pagamento anticipato, totale o parziale, rispetto alla consegna di un bene o all’erogazione di un servizio. Lo scopo è di certificare l’incasso dell’anticipo e di regolamentare il corretto versamento dell’IVA nel periodo corispondente al momento del pagamento, anche se la prestazione non è stata ancora completata.
Come esempio pratico possiamo considerare un cliente che ordina un servizio e versa un anticipo del 30%. In questo caso l’azienda emette una fattura di acconto per documentare la somma ricevuta e per adempiere agli oblighi fiscali. Alla fine del lavoro, verrà poi emessa la fattura definitiva, che conterrà l’importo totale meno quanto già pagato in acconto.
La fattura di acconto, quindi, non sostituisce la fattura finale, ma ne diventa parte integrante. 

Nel panorama della fatturazione elettronica, il formato TD02 – Acconto/Anticipo su fattura rappresenta il codice documento da utilizzare quando si emette una fattura che registra pagamenti anticipati o acconti ricevuti dal cliente.

Quando va usato il codice TD02 ?
    • In caso di fatture relative a acconti parziali versati dal cliente.
    • Per l’emissione di note di acconto che saranno successivamente collegate alla fattura finale.
    • Quando è necessario documentare un incasso anticipato, garantendo la corretta gestione dell’IVA.

Differenze con il formato TD01 
    • TD01: è la fattura vera e propria (per l’intero importo del bene o servizio).
    • TD02: rappresenta esclusivamente l’acconto o anticipo. La fattura finale (TD01) dovrà riportare il dettaglio degli acconti già fatturati e registrati con TD02.

Vantaggi dell’uso corretto del TD02
    • Permette una corretta gestione contabile e fiscale degli anticipi.
    • Garantisce la tracciabilità dei pagamenti lungo tutta la filiera di fatturazione.
    • Facilita la riconciliazione tra incassi e fatturazione finale.

Veniamo al dunque, come indichiamo a SETTE che la fattura che stiamo emettendo è una fattura di acconto ?
La cosa è decisamente semplice basta premere il taso “Fattura di Acconto” presente sulla destra della testata documento e la cosa è fatta, SETTE penserà a implementare le necessarie configurazioni per l’emissione di un documento TD02.

È disponibile una nuova funzionalità che consente di personalizzare il nome assegnato a ciascun documento emesso. Il nome personalizzato verrà utilizzato da SETTE nelle stampe non fiscali del documento.

Questa funzionalità è applicabile a tutte le tipologie di documenti generate da SETTE. È tuttavia importante sottolineare che, per i documenti sottoposti a fatturazione elettronica, la modifica del nome non avrà effetto sul file XML inviato al sistema di interscambio di Agenzia delle Entrate, questi infatti continuerà a riportare le descrizioni previste dal tracciato definito dalle specifiche tecniche.

La personalizzazione del nome del documento è disponibile accedendo alle impostazioni del singolo documento tramite il percorso:

[Servizio] → [Parametri documenti] → [Documento interessato] → [Sezione: Generale]

All’interno di questa sezione è presente il campo “Nome Documento personalizzato”: il valore inserito in questo campo verrà utilizzato, come indicato, nelle stampe non fiscali del documento.

Per ripristinare il nome predefinito del documento è sufficiente svuotare il campo oppure cliccare sul pulsante “Ripristina Predefinito”, che reinserirà automaticamente il valore standard.

In fase di configurazione, per ogni documento (Preventivi, Ordine Fornitore, Ordini Cliente, Ordine Lavoro Officina), è possibile abilitare l'utilizzo del modulo di stampa già in uso per la fattura immediata. 
Questa opzione consente a SETTE di stampare il documento selezionato con lo stesso layout adottato per la fattura. Così facendo è possibile avere una maggiore uniformità visiva nella stampa dei diversi documenti.

Per attivare questa funzionalità, è possibile seguire questi semplici passaggi:

• Accedere al menu "Servizio".
• Selezionare "Parametri Documenti".
• Nella pagina di configurazione, individuare il parametro "Usa il template di Fattura Immediata".
• Impostare il parametro su “Sì”.

Una volta completata questa configurazione, SETTE stamperà il documento selezionato utilizzando il layout già in uso per le fatture immediate ma comunque corispondente all’impostazione “Tipo Modulistica di stampa” del documento interessato.

L’area di transito per le fatture elettroniche è gestita da sette come una zona dove i file xml possono essere momentaneamente parcheggiati prima di essere definitivamente elaborati ed integrati nella base dati si SETTE. 
L’area è organizzata in due sezioni, la prima di entrata dove vengono parcheggiati i file xml delle fatture a noi dirette e delle ricevute che il sistema d’interscambio invia in risposta alle nostre fatture emesse. La seconda sezione, di uscita, dove in fase di emissione dei nostri documenti di vendita è possibile parcheggiare i corrispondenti file xml per poterli inviare successivamente.

Per quanto riguarda l’area di transito in entrata, come già detto, vengono sempre scaricati e quindi parcheggiasti, tutti i file XML provenienti dal sistema di interscambio tramite il canale “posta elettronica certificata”. 

SETTE offre la possibilità di gestire documenti XML conformi allo standard FatturaPA direttamente da una cartella sul tuo PC. Questo sistema consente di selezionare uno o più file XML contemporaneamente e importarli rapidamente nell'area di transito in entrata. Questa funzione è particolarmente utile per le situazioni in cui si scaricano file XML dal portale "Fatture e Corrispettivi" o da un intermediario autorizzato che gestisce il servizio. L'importazione semplificata aiuta a ottimizzare il flusso di lavoro e a garantire che i documenti fiscali vengano gestiti in modo efficiente.

L’importazione è disponibile all’interno della funzione “Mostra file xml da singola cartella”. Di seguito i passaggi da seguire.

Accesso alla Funzione:
    Per iniziare, devi accedere al menu [Documenti] e poi selezionare [Fattura Elettronica]. Qui troverai la funzione "Mostra file xml da singola cartella".

Selezione della Cartella:
    Dopo aver avviato la funzione, selezionare la cartella specifica in cui sono archiviati i file XML delle fatture elettroniche.

Visualizzazione dei File:
    Una volta selezionata la cartella, il sistema mostrerà una lista dei file XML contenuti all'interno di essa.

Selezione dei File:
    A questo punto, puoi selezionare uno o più file XML che desideri importare. Generalmente, ciò potrebbe avvenire tramite un checkbox accanto a ciascun file.

Importazione:
    Una volta effettuata la selezione, dovrai premere il tasto in basso a destra che indica [Importa Selezione su Area di Transito]. Questo passaggio avvierà il processo di importazione dei file selezionati nell'area di transito del sistema.

Conferma e Verifica:
    Dopo l'importazione, è consigliabile controllare se i file sono stati importati correttamente nella nuova area e procedere con eventuali ulteriori operazioni necessarie.

Se avete attivo il modulo di gestione matricole ed il vostro fornitore ha la buona abitudine di inserire i numeri di matricola all’interno del documento fattura elettronica, SETTE nel processo di caricamento automatico del magazzino da documento xml è in grado di leggerle e di proporle automaticamente per l’inserimento.

In questo caso il fornitore può aggiungere le informazioni che ci interessano sostanzialmente i due modi :

- Aggiunge al documento un singolo rigo per ogni unità di prodotto ognuno con il proprio numero di matricola. In questo caso se ad esempio avete acquistato tre tostapane avrete in fattura tre righe ognuna con quantità uguale ad uno e con un unico numero di matricola ovviamente diverso per ogni riga.

- Aggiunge al documento un unico rigo con quantità uguale al numero di tostapane acquistati aggiungendo tutte le matricole delle unità acquistate come campo “altri dati” del rigo stesso.

Ambedue le modalità sono valide e consentite dalle specifiche xml della fattura elettronica e supportate da SETTE, vediamo come.

Nel primo caso visto che abbiamo tante righe documento per quanti sono i pezzi acquistati ed ogni rigo con la propria matricola sostanziamene la gestione e uguale a quella che si ha per articoli differenti ossia per ogni rigo SETTE si fermerà sia che riesca ad identificare l’articolo sia in caso contrario per permettere di aggiungere i dati riguardanti la matricola al quale il rigo si riferisce.

Nel secondo caso la cosa si fa più interessante, come prima SETTE si fermerà per permettere l’inserimento dei dati riguardanti la sola PRIMA matricola rilevata ignorando al momento le successive. Completato l’inserimento nel momento della generazione del documento provvederà in maniera automatica alla creazione di tutte le restanti matricole ed all’inserimento delle corrispondenti righe nel documento di carico magazzino.

Di fatto se ad esempio in fattura sono presenti cento tostapane dotati di numero di matricola. Nel primo caso è molto probabile vi ritroviate a ripetere cento volte la compilazione dei campi matricola al più aiutati dalla funzione copia/incolla adesso disponibile sull’anagrafica matricola. Nel secondo invece compilerete l’anagrafica matricola una sola volta in corrispondenza della prima rilevata e sarà SETTE a fare tutto il lavoro di creazione delle restanti novantanove.