Il formato xml della fattura elettronica per le pubiche amministrazioni prevede la possibilità di aggiungere alla stessa dei file in allegato. Questo è stato previsto per dare la possibilità di inviare contestualmente alla fattura, eventuali documenti aggiuntivi richiesti dall'amministrazione destinataria.

La procedura di fatturazione elettronica di SETTE è in grado di allegare file al documento elettronico con estrema semplicità, infatti basta selezionare la linguetta con la dicitura "Allegati" per avere a disposizione tutte le funzioni necessarie alla gestione dei file allegati.

Nello specifico le funzioni disponibili sono le seguenti

Aggiungi

Permette di aggiungere un file alla lista, verrà chiesto di selezionare il file da allegare, una volta confermato questi verrà aggiunto al file xml della fattura elettronica. La procedura prevede la compilazione di alcuni dati aggiuntivi riguardanti l'allegato come la descrizione dello stesso, il suo formato e l'eventuale metodo di compressione utilizzato.

Mostra

Selezionando uno dei file già caricati, la funzione permette vi vederne il contenuto

Modifica

Permette di modificare i dati associati al file allegato

Cancella

Seguendo il principio "chi sbaglia non necessariamente deve essere perduto" la funzione permette di rimuovere uno o più file dall'elenco degli allegati.

Estrai e salva

Permette di estrarre un file dalla lista degli allegati e di salvarlo su una cartella del vostro computer. Si ricordi che SETTE è in grado di aprire fatture elettroniche prodotte con qualsiasi programma che rispetti gli standard sdi10 ed sdi11.

Se per l'invio della fattura elettronica al sistema di interscambio usate la funzione integrata di SETTE tramite il canale della posta certificata, adesso, ad invio completato, il messaggio vero e proprio viene salvato nella stessa cartella nella quale è disponibile il file .xml contenete la fattura stessa e la sua relativa controparte firmata digitalmente.
Il messaggio di posta elettronica viene salvato con estensione “.eml” ed in un formato compatibile con i più comuni programmi di gestione della posta elettronica.

Aggiunta al modulo “Fattura Elettronica” la funzione di invio diretto della mail con in allegato il file XML firmato digitalmente.
Mentre resta sempre possibile prelevare il file firmato ed inviarlo al sistema di interscambio (Sdi) tramite il proprio client di posta certificata, è adesso possibile sfruttare le potenzialità di SETTE, che utilizzando le stesse configurazioni usate per l'invio delle fatture tradizionali, rende possibile spedire direttamente il messaggio di posta certificata.

Completata la compilazione del documento, la sua verifica e l'apposizione della firma, è sufficiente premere il tasto evidenziato nella figura seguente perché SETTE prepari il messaggio pec e si renda pronto per l'invio.

Attivata la funzione, SETTE confezionerà il messaggio di posta elettronica certificata e ne proporrà il contenuto prima che questi venga inviarlo. In questa fase è ancora possibile modificare l'indirizzo così come il testo del messaggio overificare l'allegato. Accertatosi che sia tutto a posto è possibile eseguire l'invio vero e proprio semplicemente premendo il tasto "Invia".

Effettuato l'invio, come per tutti i messaggi di posta certificata, riceverete nella vostra casella pec il messaggio di presa in carico da parte del vostro gestore seguito dal messaggio di avvenuta consegna al sistema di interscambio. Tenete a conto che il secondo messaggio ricevuto certifica la consegna della mail al sistema di interscambio e non al destinatario del documento, l'avvenuta consegna al destinatario, o l'eventuale rigetto, verrà successivamente comunicata dal sistema di interscambio con un successivo messaggio pec al vostro indirizzo email.Per maggiori chiarimenti sulla sequenza dei messaggi ed il loro contenuto è possibile far riferimento a questo link http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/b-2.htm

E' disponibile per SETTE il nuovo modulo integrato per la compilazione della fattura elettronica verso la Publica Amministrazione. Il nuovo modulo permette la compilazione di quasi tutti i campi presenti nelle specifiche del formato, sia obligatori che facoltativi e la generazione del fomato XML da inviare al sistema di interscambio.

Le funzionalità principali del modulo sono  

• Importazione dei dati da fattura già emessa da SETTE
• Compilazione e revisione diretta di tutti i campi
• Gestione delle informazioni facoltative con possibilità di integrazione
• Salvataggio del documento in formato XML
• Apertura di un documento salvato in formato XML non firmato conforme allo standard 1.0 generato da qualsiasi applicativo.
• Generazione automatica del progressivo di trasmissione
• Anteprima delle informazioni contenute nel file XML sia in formato nativo che legibili
• Verifica del file XML tramite il servizio web publico messo a disposizione dal Sdi
• Firma digitale del file XML tramite gli applicativi DiKe o Aruba Sign

La funzione di anteprima, molto importante, permette di visualizzare e quindi controllare le informazioni che verranno inserite nel file XML infatti questa viene generata direttamente dalle informazioni già esportate nel formato definitivo quindi dai dati effettivi che verranno inviati all'aministrazione.

La generazione della fattura elettronica avviene in due fasi, la prima è l'emissione del documento nella maniera classica ossia con le procedure normalmente utilizzate da SETTE. Successivamente, sempre dal menu documenti, si accede alla funzione di compilazione della fattura elettronica e qui basta selezionare il documento tramite il tasto “Importa da Fattura”.

Importato il documento è quindi possibile integrarlo con eventuali informazioni aggiuntive, magari concordate con l'amministrazione, prima di procedere con la sua verifica e con l'apposizione della firma digitale.

Al fine di facilitare le operazioni di emissione sono stati aggiunti all'anagrafica cliente i nuovi campi “Codice Ufficio”, “Nazione” e Codie EORI dove i primi due sono obligatoriamente richiesti mentre il terezo è del tutto facoltativo ma se presente deve essere non formato corretto.

Sempre per semplificare le operazioni di emissione, è disponibile sul menu servizio di SETTE la voce “Configurazione fattura elettronica” che permette di pre-inserire quei dati che sono sempre uguali. Questi come sempre nello stile di SETTE potranno sempre essere modificati all'occorenza direttamente in fase di emissione del documento.

Prima di essere inviato all'amministrazione destinataria, la fattura elettronica in formato XML deve essere firmata tramite la firma digitale dal sogetto che emette il documento. Il motivo per i quale è necessaria la firma è che questa garantisce sia l'integrità delle informazioni contemute nel documento che all'identità del sogetto emittente, qualsiasi documento inviato senza firma digitale verrà inesorabilmente rigettato dall'amministrazione.

Cosa occorre per firmare digitalmente il documento

• [] Un dispositivo hardware per la firma digitale è composto da un lettore di smart card e da una smart card rilasciata da un ente di certificazione abilitato, come ad esempio la camera di commercio.
• [] Un programma come DiKe o ArubaSign, in grado di legere i certificati digitali presenti mella smart card e di eseguire le operazioni necessarie all'apposizione della firma oltre a stabilre con certezza data ed orario dell'apposizione della stessa.

A proposito della smart card contenente i certificati necessari ad apporre la firma è importante ricordare che questa, in ogni conteso, è da considerare prettamente personale. Una volta firmato un documento questi è a tutti gli effetti di legge equiparato ad uno con firma autografa, quindi non lasciate la smart card nelle mani di persone di cui non vi fidiate ciecamente.

Fimato il file della fattura in genere otterrete un secondo file con lo stesso nome di quello non firmato ma con estenzione p7m, fate attenzione perchè proprio quest'ultimo è quello da inviare.
Per ulteriori dettagli sulle metodologie di firma della fattura elettronica è possibile consultare il sito dell'aggenzia delle entrate al seguente link http://fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/c-12.htm.

 Invio del file firmato al sistema di interscambio

 Una volta firmato il file, il Sistema di interscambio rende disponibili cinque modalità d'invio dello stesso. 

• [] Posta Elettronica Certificata (PEC)
• [] Invio via web
• [] Servizio SDICoop - Trasmissione
• [] Servizio SDIFTP
• [] Servizio SPCoop - Trasmissione 

La posta elettronica certificata è sicuramente il canale più semplice da utilizzare visto che non necessita di alcun tipo di accreditamento preventivo presso il Sistema di Interscambio considerato anche il fatto che tutti gli operatori economici dispongono, per obligo di legge, di una casella PEC.

Il file della fattura elettroniche deve essere spedito come allegato del messaggio di PEC ne più e ne meno come un qualsiasi altro file inviato conlo stesso mezzo. L'indirizzo PEC a cui destinare il messaggio è il seguente: sdi01@pec.fatturapa.it.

Attenzione alle dimenzioni del messaggio, comprensivo dell’allegato, visto che questi non deve superare la dimensione di 30 megabytes. Se tale limite dimensionale non viene rispettato non è garantito il buon esito della trasmissione. Considerate comunque che 30MB per un file xml sono veramente tanti.

Il soggetto che utilizza il canale PEC riceverà, sulla casella di PEC da cui ha effettuato la trasmissione, i messaggi di risposta prodotti dal SdI relativi all'invio. Nota che il Sistema di interscambio, con il primo messaggio di risposta, notifica di scarto o ricevuta di consegna, comunica al trasmittente l’indirizzo di PEC che dovrà utilizzare per i successivi eventuali invii.
Per ulteriori dettagli sulle metodologie di invio è possibile consultare il link http://fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/c-12.htm