Il nuovo anno è alle porte e come consuetudine è necessario predisporre gli archivi di SETTE ad operare con il nuovo anno. Per questo è disponibile la procedura "Cambio Anno" in grado di eseguire in maniera semplice tutte le operazioni necessarie allo scopo.

Per chi ha il servizio di aggiornamento attivo ed ha quindi a disposizione gli ultimi aggiornamenti del programma, può accedere alla procedura semplicemente dal menu "Servizio" scegliendo "Creazione archivi nuovo anno", in caso contrario la procedura è comunque accessibile dal menu programmi di windows. In caso estremo è anche possibile eseguire manualmente (semplicemente con un doppio click) il fle CambAnno.exe presente all'interno della cartella di installazione di Sette tipicamente presente sul disco "C" del PC.

Visto che nelle modalità operative non ci sono grosse differenze rispetto a quanto fatto negli anni precedenti, consiglio di seguire il link qui di seguito per consultare nello specifico cosa e come fare.

"Procedura di cambio anno per SETTE"

Sempre per chi ha il servizio aggiornamenti attivo e quindi le ultime versioni di SETTE, la procedura di cambio anno prevede anche la possibilità di spostare parte dei movimenti contabili dall'anno in corso al nuovo anno. Per maggiori dettagli su questa funzione consultate il post :

"Spostamento movimenti contabili"

Come sempre prima di intraprendere qualsiasi azione è consigliabile fare una copia di salvataggio degli archivi.
Ricordate che : è meglio una copia in più che una in meno

Buon anno e buon lavoro

Una delle novità disponibili nella versione 4.4 di SETTE è il “quadro di riepilogo contabile” o se volete, usando un termine più alla moda, “cruscotto contabile”. La nuova funzione è disponibile nel menu “Conti” ed il suo scopo primario è di fornire in un unico colpo d'occhio i valori contabili come:

• Fatturato - Totale delle fatture vendita al netto delle note di credito
• Saldo banche - Il totale dei saldi di tutti i conti del raggruppamento “Banche”
• Saldo cassa - Il totale dei saldi delle schede conto “Cassa”
• Saldo clienti - Il totale dei saldi delle schede conto “Clienti”
• Saldo fornitori - Il totale dei saldi delle schede conto “Fornitori

E possibile scegliere il periodo da analizzare semplicemente premendo il pulsante indicante il periodo stesso. Oltre a poter scegliere fra “Questo mese””, “Ultimo mese”, “Mese precedente”, “Questo trimestre” , “Ultimo Trimestre”, “Trimestre precedente” è anche possibile indicare un periodo “da data a data” a propria scelta. E' interessante notare che i periodi “preconfezionati” vengono calcolati a partire da una specifica data che per valore predefinito è la data odierna, questa può comunque essere modificata in modo da traslare gli intervalli temporali a proprio piacimento.

Oltre a mostrare il dato relativo al periodo richiesto, SETTE provvederà a confrontarlo lo stesso periodo dell'anno precedente indicando se e di quando questi è variato. Per il dato riguardante il fatturato è anche possibile accedere ad un dettaglio dello stesso per serie di fatturazione, cosa che risulta comoda se avete più di una serie di fatturazione ogni una utilizzata per il fatturato di uno specifico ramo di attività dell'azienda.
Se ad esempio ci si occupa sia di vendita che di assistenza tecnica e si utilizza mettiamo la seria /V per le fatture di vendita e la serie /A per le fatture di assistenza SETTE è in grado di far vedere in un unico colpo d'occhio l'andamento del fatturato delle due attività raffrontandolo a quello dello stesso periodo dell'anno precedente. Il dettaglio si estende anche agli importi delle note di credito e dei documenti non ancora fatturati (ddt bolle etc..) sempre divisi per serie.

Mentre i conti clienti e i conti fornitore vengono identificati automaticamente da SETTE, per quanto riguarda i conti banca e i conti cassa è necessario che questi siano rispettivamente associati ad un dato indice di raggruppamento, oltre a questo SETTE deve sapere quali sono i codici usati per tali indici.
Per configurare i valori degli indici di raggruppamento va usata la funzione di “configurazione parametri di base” presente sul menu “Servizio” di SETTE.

Nota: funzione disponibile dalla rel.4.4 in poi

E' possibile cercare, o meglio selezionare, una o più schede in base ad un testo contenuto nel campo “Ragione Sociale” dell'anagrafica scheda. Questo significa che se ad esempio cerchiamo con la stringa “Pippo” allora SETTE restituirà tutte le anagrafiche contenenti il testo specificato come parte del campo “Ragione Sociale” indipendentemente dalla posizione nella quale questa compare.

Grazie al potenziamento di questa funzione, SETTE eseguirà la stessa ricerca contemporaneamente in ambedue le righe della Ragione Sociale infatti prima se il testo cercato si trovava nella seconda riga questi veniva ignorato.

Nota: funzione disponibile dalla rel.4.4 in poi

Sono state potenziate le funzioni di esportazione dei dati in formato MS Excel, tutte le finestre in grado di inserire/modificare dati in maniera tabellare come i documenti di vendita o quelli di movimentazione di magazzino, ovvero tutte quelle con sfondo bianco, sono adesso in grado di esportare i dati mostrati indipendentemente dalla modalità nella quale si trovano.

Per attivare la funzione di esportazione basta premere sul pulsante disponibile in basso a sinistra su tutte le finestre ( o premere F1 dalla tastiera) e scegliere la voce “esporta dati” dal menu contestuale che verrà mostrato.

Attivata la funzione verrà mostrata una finestra di anteprima dei dati selezionati dalla quale è possibile modificare la lista delle colonne desiderate.

Oltre al formato excel per l'esportazione dei dati sono disponibili anche i formati csv (comma delimitaed) e XML .

Nota: funzione disponibile dalla rel.4.4 in poi

Una nuova funzionalità è quella di inviare un messaggio di posta elettronica, sia nomale che certificato, ad un cliente o ad un fornitore censito in anagrafica conti. A differenza dell'invio della fattura dove l'operazione è “preconfezionata”, in questo caso sarà possibile inviare una email con testo oggetto e/o allegati a scelta.

Allo stesso modo come succede per l'invio delle fatture il messaggio verrà salvato come allegato sull'anagrafica del cliente e da qui sarà recuperabile in qualsiasi momento.

La nuova funzione è raggiungibile dal menu :
“Conti” → “Comunicazioni” → “Messaggio posta elettronica”

Allo stesso modo è possibile accedervi direttamente dalla scheda conti o in fase di ricerca, semplicemente premendo il nuovo pulsante “Email” presente alla sinistra della stessa.

Nota: funzione disponibile dalla rel.4.4 in poi