E' possibile configurare SETTE in modo da escludere dalla operazione di acquisizione dei file xml riguardanti la fatturazione elettronica alcune tipologie di documento. Nello specifico le tipologie di documento che SETTE può acquisire dal canale “posta elettronica certificata” sono :

• Fatture elettroniche inviate dai vosti fornitore al sistema di interscambio
• File metadati abbinati alla fattura elettronica ricevuta da SDI
• Ricevute di esito dei vostri documenti vendita inviati ad SDI

Per ogni uno dei documenti indicati è possibile indicare a SETTE se vogliamo che li scarichi o che li ignori. Questo può essere fatto dalla funzione di configurazione parametri fattura elettronica disponibile sul menu Servizio.

Come già detto nei post procedenti SETTE può scaricare direttamente dalla casella di posta elettronica certificata sia i documenti xml contenenti le fatture a voi indirizzate che le ricevute di notifica emesse dal sistema di interscambio in risposta alle fatture vendita da voi inviate.

La funzione viene attivata “a comando” ossia siete voi a decidere quando controllare e scaricare i nuovi messaggi in maniera del tutto simile a come viene utilizzato un normale programma di posta elettronica. La sua attivazione è possibile accedendo al menu “Documenti” → “Fatture Elettroniche” → “Scarica documenti da posta elettronica” oppure direttamente dal tasto di accesso rapido “Fattura Elettronica”.

In basso è evidenziata la data e l'ora dell'ultimo utilizzo della funzione in modo da non dover necessariamente controllare messaggi già scaricati in precedenti operazioni. In ogni caso scaricare per una seconda volta dei file già scaricati e/o contabilizzati non comporta alcun problema infatti SETTE è in grado di riconoscere i file già contabilizzati e di avvertire che questi sono già stati elaborati. Modificare manualmente questo valore comporta quindi la verifica dei messaggi dalla data indicata in poi ovviamente a meno che questi non siano stati cancellati o spostati utilizzando altre interfacce come ad esempio quella web messa disposizione dal fornitore del vostro servizio di posta elettronica certificata.

Come già in altri contesti, SETTE permette di eseguire l'operazione di controllo e scarico dei file in modalità simulazione quindi senza realmente salvare alcun file nel vostro PC.

Come indicato nella sezione di configurazione (vedi post precedente) SETTE può scaricare i documenti XML direttamente nell'area di transito oppure su una cartella a vostra scelta, ambedue le opzioni presentano le stesse funzionalità. Completata l'operazione di scarico dei messaggi, premendo sul taso “OK” si aprirà la corrispondente sezione contente i documenti scaricati. Una differenza da tenere in conto nella scelta fra le due opzioni di configurazione è che i documenti una volta contabilizzati dall'area di transito vengono automaticamente eliminati mentre su cartella generica rimangono a meno che non vengano cancellati singolarmente tramite apposito comando dell'interfaccia di SETTE o dalla normale interfaccia del sistema operativo. Un elemento a favore della scelta dell'area di transito come destinazione e che in documenti in essa contenuto diventano accessibili da tutte le postazioni dove installato SETTE.

Come già discusso precedentemente SETTE è in grado di ricevere direttamente, tramite posta elettronica certificata, sia le fatture elettroniche di acquisto (quelle del ciclo passivo se vogliamo seguire la moda), sia le ricevute di notifica emesse dal sistema di interscambio a seguito dell'invio delle fatture vendita.

Per ricezione diretta intendiamo che SETTE agirà da client di posta elettronica, scaricando le sole mail provenienti da sistema di interscambio ed estraendone i file xml contenenti le informazioni che ci interessano. Perché questo possa essere possibile è necessario fornire a SETTE le necessarie informazioni di configurazione partendo dai parametri della pec per la posta in arrivo. Questi sono disponibili in aggiunta ai normali parametri di configurazione della posta raggiungibili dal menu "Servizio" → "Parametri di base" → Sezione "Posta elettronica".

Per le operazioni di ricezione dei messaggi viene utilizzato il protocollo IMAP in grado di prelevare i messaggi dalla vostra pec senza alterarne lo stato (letto/da leggere) e senza cancellarli dal server remoto.

Le informazioni da inserire nella sezione di configurazione, in special modo il server della posta in arrivo, sono disponibili presso il vostro gestore del servizio di posta. Per quanto riguarda le password per accedere al servizio nella quasi totalità dei casi sono uguali a quelle utilizzate per inviare i messaggi pertanto basta indicarlo a SETTE impostando a "Si" il campo "Credenziali uguali a quelle di posta in uscita".

Dopo aver detto a SETTE come accedere alla posta in arrivo sarà necessario specificare cosa cercare, dove cercarlo e dove scaricarlo sul vostro pc, infatti quasi sempre la pec viene utilizzata anche per altro tipo di comunicazioni e possiamo far si che SETTE vada a leggere solo i messaggi che gli interessano tralasciano gli altri.

Le configurazioni possono essere completate accedendo alla funzione "Servizio" --> "Parametri Fattura Elettronica" → Sezione "Configurazioni" → Sottosezione "Ricezione documenti".

Va innanzitutto specificato l'indirizzo del mittente dei messaggi, questo permetterà a SETTE di focalizzarsi solo sui messaggi di interesse. Al momento il sistema di interscambio invia i suoi messaggi dall'indirizzo "posta-certificata@pcert.sogei.it" ma dovesse questi cambiare in futuro o non andare bene è possibile specificalo in base alle proprie esigenze.

Altra informazione importate da fornire è la cartella remota dove cercare le mail contenenti le fatture elettroniche e, se diversa, la cartella remota dove trovare le mail di notifica. Questa cosa è importante perché alcuni fornitori di sevizi pec spostano automaticamente i messaggi che ci interessano su specifiche cartelle per renderne più semplice la consultazione, come protrerrebbe essere che abbiate voi stessi aggiunto alla pec delle regole di instradamento in grado di spostare automaticamente i messaggi quando vengono consegnati al server remoto.

Avendo precedentemente impostato i parametri di ricezione della pec è anche possibile semplicemente premendo il tastino "cerca" presente a fianco dei parametri cartella estrarre dalla pec l'elenco delle cartelle disponibili in modo da scegliere quella che ci interessa.

Nel caso i messaggi contenenti le ricevute di notifica siano disponibili sulla stessa cartella remota è possibile lasciare vuoto il corrispondente parametro di configurazione.

Ultima cosa da specificare è la destinazione locale dei file xml scaricati dalla pec. Le opzioni disponibili sono:

• Area di transito i documenti XML verranno inseriti nella sezione "Ciclo passivo" dell'area di transito di SETTE.

• Copia su cartella i documenti XML verranno copia su una cartella del pc locale o di rete indicata nel successivo paramentro di configurazione.

Nella procedura di fatturazione elettronica SETTE è in grado di allegare il file in formato pdf contenete il documento nella forma “classica”. Tale funzionalità può, a discrezione dell'utente, essere attivata o disattivata. Una prima opzione di configurazione è disponibile nel menù “Servizio” → “Parametri fattura elettronica” → “Configurazioni”, da qui è possibile stabilire quale sarà il comportamento predefinito di SETTE.

Stabilito il comportamento predefinito sarà comunque ancora possibile cambiare idea al momento della stampa, in questo caso la scelta sarà valida solo per il documento corrente, completato questo per il prossimo SETTE si predisporrà in base al valore configurato nel menu “Servizio”.

Risulta ovvio che l'allegato andrà ad incrementare le dimensioni del messaggio di posta certificata pertanto nel caso questo servizio abbia disponibilità di spazio limitata, l'attivazione o meno di tale funzione va valutata in costi e benefici.

Nella visualizzazione dei file xml, sia contenenti fattura elettronica o una delle tante ricevute di notifica inviate da SDI, è possibile accedere alla funzione che permette di ingrandire o rimpicciolire l'area di visualizzazione del documento.

La cosa rende più agevole la consultazione dei documenti sopra indicati permettendo di trovare un punto d'incontro fra dimensioni del monitor e preferenze personali dell'utente.

La stessa funzione con le stesse modalità, è disponibile durante le procedure di login e controllo dei file xml tramite l'apposito servizio erogato dal portale “fatture e corrispettivi”.