Come già discusso precedentemente SETTE è in grado di ricevere direttamente, tramite posta elettronica certificata, sia le fatture elettroniche di acquisto (quelle del ciclo passivo se vogliamo seguire la moda), sia le ricevute di notifica emesse dal sistema di interscambio a seguito dell'invio delle fatture vendita.

Per ricezione diretta intendiamo che SETTE agirà da client di posta elettronica, scaricando le sole mail provenienti da sistema di interscambio ed estraendone i file xml contenenti le informazioni che ci interessano. Perché questo possa essere possibile è necessario fornire a SETTE le necessarie informazioni di configurazione partendo dai parametri della pec per la posta in arrivo. Questi sono disponibili in aggiunta ai normali parametri di configurazione della posta raggiungibili dal menu "Servizio" → "Parametri di base" → Sezione "Posta elettronica".

Per le operazioni di ricezione dei messaggi viene utilizzato il protocollo IMAP in grado di prelevare i messaggi dalla vostra pec senza alterarne lo stato (letto/da leggere) e senza cancellarli dal server remoto.

Le informazioni da inserire nella sezione di configurazione, in special modo il server della posta in arrivo, sono disponibili presso il vostro gestore del servizio di posta. Per quanto riguarda le password per accedere al servizio nella quasi totalità dei casi sono uguali a quelle utilizzate per inviare i messaggi pertanto basta indicarlo a SETTE impostando a "Si" il campo "Credenziali uguali a quelle di posta in uscita".

Dopo aver detto a SETTE come accedere alla posta in arrivo sarà necessario specificare cosa cercare, dove cercarlo e dove scaricarlo sul vostro pc, infatti quasi sempre la pec viene utilizzata anche per altro tipo di comunicazioni e possiamo far si che SETTE vada a leggere solo i messaggi che gli interessano tralasciano gli altri.

Le configurazioni possono essere completate accedendo alla funzione "Servizio" --> "Parametri Fattura Elettronica" → Sezione "Configurazioni" → Sottosezione "Ricezione documenti".

Va innanzitutto specificato l'indirizzo del mittente dei messaggi, questo permetterà a SETTE di focalizzarsi solo sui messaggi di interesse. Al momento il sistema di interscambio invia i suoi messaggi dall'indirizzo "posta-certificata@pcert.sogei.it" ma dovesse questi cambiare in futuro o non andare bene è possibile specificalo in base alle proprie esigenze.

Altra informazione importate da fornire è la cartella remota dove cercare le mail contenenti le fatture elettroniche e, se diversa, la cartella remota dove trovare le mail di notifica. Questa cosa è importante perché alcuni fornitori di sevizi pec spostano automaticamente i messaggi che ci interessano su specifiche cartelle per renderne più semplice la consultazione, come protrerrebbe essere che abbiate voi stessi aggiunto alla pec delle regole di instradamento in grado di spostare automaticamente i messaggi quando vengono consegnati al server remoto.

Avendo precedentemente impostato i parametri di ricezione della pec è anche possibile semplicemente premendo il tastino "cerca" presente a fianco dei parametri cartella estrarre dalla pec l'elenco delle cartelle disponibili in modo da scegliere quella che ci interessa.

Nel caso i messaggi contenenti le ricevute di notifica siano disponibili sulla stessa cartella remota è possibile lasciare vuoto il corrispondente parametro di configurazione.

Ultima cosa da specificare è la destinazione locale dei file xml scaricati dalla pec. Le opzioni disponibili sono:

• Area di transito i documenti XML verranno inseriti nella sezione "Ciclo passivo" dell'area di transito di SETTE.

• Copia su cartella i documenti XML verranno copia su una cartella del pc locale o di rete indicata nel successivo paramentro di configurazione.

Nella procedura di fatturazione elettronica SETTE è in grado di allegare il file in formato pdf contenete il documento nella forma “classica”. Tale funzionalità può, a discrezione dell'utente, essere attivata o disattivata. Una prima opzione di configurazione è disponibile nel menù “Servizio” → “Parametri fattura elettronica” → “Configurazioni”, da qui è possibile stabilire quale sarà il comportamento predefinito di SETTE.

Stabilito il comportamento predefinito sarà comunque ancora possibile cambiare idea al momento della stampa, in questo caso la scelta sarà valida solo per il documento corrente, completato questo per il prossimo SETTE si predisporrà in base al valore configurato nel menu “Servizio”.

Risulta ovvio che l'allegato andrà ad incrementare le dimensioni del messaggio di posta certificata pertanto nel caso questo servizio abbia disponibilità di spazio limitata, l'attivazione o meno di tale funzione va valutata in costi e benefici.

Nella visualizzazione dei file xml, sia contenenti fattura elettronica o una delle tante ricevute di notifica inviate da SDI, è possibile accedere alla funzione che permette di ingrandire o rimpicciolire l'area di visualizzazione del documento.

La cosa rende più agevole la consultazione dei documenti sopra indicati permettendo di trovare un punto d'incontro fra dimensioni del monitor e preferenze personali dell'utente.

La stessa funzione con le stesse modalità, è disponibile durante le procedure di login e controllo dei file xml tramite l'apposito servizio erogato dal portale “fatture e corrispettivi”.

Per ottenere una migliore corrispondenza con il campo “Natura” presente nelle specifiche della fatturazione elettronica, sulla gestione dei codici IVA è possibile utilizzare il campo “Natura Operazione” il quale può assumere un valore fra N1 ed N7 pienamente compatibile con le attuali specifiche dettate dallo standard rilasciato a AdE.
E' sempre possibilità specificare la natura dell'operazione IVA utilizzando l'interfaccia di gestione della fattura elettronica cosi come ogni altro parametro previsto dalla codifica xml della fattura elettronica.

Da metà Marzo 2019 Agenzia delle entrate ha eliminato dal suo portale il servizio di controllo della fattura elettronica senza fornire alcuna spiegazione lasciando di fatto esterrefatti tutti quegli utenti che lo utilizzavano giornalmente per ridurre al minimo la possibilità di scarto dei propri documenti xml.

Voci di sentina ipotizzano che visto che il servizio era veramente utile bisognava porci un freno, ma ovviamente tale ipotesi risulta totalmente infondata.

Di fatto il servizio è ancora disponibile, è stato soltanto spostato nell'area privata del portale “Fatture e Corrispettivi” e pertanto sottoposto all'utilizzo delle proprie credenziali utente dil'accesso al portale stesso.

Come sempre SETTE è stato aggiornato per gestire le nuove regole di accesso, è stata aggiunta al menu di verifica una nuova voce che permette di accedere al portale, operazione necessaria per poter utilizzare la funzione di verifica vera e propria.

La prima operazione da fare è di garantirsi l'accesso al portale utilizzando le credenziali rilasciate da Agenzia delle Entrate o in alternativa la carta nazionale dei servizi o le credenziali SPID.

Effettuato correttamente il login possiamo adesso utilizzare il menu “Verifica” che ci porterà direttamente nella pagina del portale dedicata al servizio.

Qui è possibile caricare il file con le stesse modalità utilizzate in precedenza ed avviare il processo di verifica completato il quale il portale restituirà gli eventuali errori o la conformità del documento.

Nel caso si vogliano controllare più documenti, per evitare di dover inserire le credenziali ad ogni verifica può tornare utile configurare SETTE per l'utilizzo del browser predefinito. In questa modalità, una volta effettuato il login basta lasciare il browser aperto per evitare di ripetere l'operazione di login ad ogni verifica.

L'opzione di utilizzo del browser può essere abilitata da “Servizio” → “Parametri Fattura Elettronica” → “Configurazioni” → “Usa browser predefinito per le verifica online”