Sin dalla prima pubblicazione del modulo di gestione delle fatture elettronica, nel dicembre 2014, SETTE è in grado di aprire, consultare e stampare qualsiasi documento conforme ad una qualsiasi delle versioni del formato rilasciato dall'agenzia delle entrate.

Se il file XML contenente la fattura elettronica è firmato digitalmente ossia presenta l'estensione “p7m”, SETTE a partire dalla versione 4.4.112 è in grado di aprire direttamente il file senza che questi debba essere precedentemente estratto tramite un programma per la firma digitale.

Ottenuto il file contenente il documento elettronico basta accedere alla procedura di gestione dal menu “Documenti” → “Fattura elettronica” → “Gestisci fattura elettronica”, premere il pulsante “Apri fattura xml” e tramite questi selezionare il file desiderato.

Fatto ciò SETTE mostrerà la fattura elettronica in ogni sua parte dando anche accesso agli eventuali allegati in essa contenuti.

Non è da sottovalutare la possibilità di gestire gli allegati, infatti è consuetudine accompagnare il documento xml con un pdf della fattura nel formato “tradizionale” al fine di facilitare la consultazione dello stesso.

Sempre a partire dalla versione 4.4.112 è possibile aprire un file fattura elettronica, firmato o non, anche direttamente da menu “Documenti” → “Fattura elettronica” → “Apri fattura elettronica”. Il risultato finale sarà identico a quanto descritto in precedenza.

Si ricordi che l'eventuale copia pdf della fattura, allegata al documento XML va considerata una “copia di cortesia” e non ha alcun valore legale al contrario il file ricevuto da SDI è l'unico a rappresentare fiscalmente il documento emesso.

Dal 1 Gennaio 2019 la fatturazione elettronica diventa obbligo per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, quindi quanto viene fatto oggi per la fatturazione agli enti pubblici viene esteso a tutti i rapporti b2b.

Per quanto le istituzioni sbandierino i vessilli della semplificazione resta di fatto che al momento l'intero processo comporta per le aziende un non trascurabile aumento dei carichi di lavoro e soprattutto dei tempi necessari al completamento dell'intero ciclo di emissione di un documento fiscale.

Un piccolo passo nella direzione dello snellimento del processo è sicuramente l'adozione da parte dell'agenzia delle entrate di un QR Code ottenibile tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” contenente tutti i dati fiscali del richiedente fattura compreso il Codice di Fattura Elettronica oppure l’indirizzo PEC del destinatario del documento.

Leggendo tale codice con un apposito dispositivo sarà possibile inserire in un sol colpo la parte di dati necessaria all'emissione del documento digitale e essere relativamente sicuri che questi siano corretti.

Con SETTE è possibile utilizzare il QR Code sopra descritto. La funzione è attiva in fase di caricamento dell'anagrafica cliente semplicemente premendo il tasto “Leggi da QR Code”.

Attivata la funzione, SETTE proporrà una nuova finestra che permetterà di leggere e decodificare il codice mostrando i dati questi estratti, prima di trasferirli nell'anagrafica vera e propria. Ovviamente una volta letti e decodificati i dati è possibile oltre che confermare anche annullare l'operazione.

E' da notare che il dato “Ragione Sociale” contenuto nel QR Code ha una lunghezza massima di soli quindici caratteri questo come facile intuire porta nella maggior parte dei casi ad un brutale troncamento di tale informazione. In ogni caso una volta acquisiti i dati è possibile, ed auspicabile, integrare il resto dell'anagrafica.

E' da notare il fatto che essendo il qr-code niente altro che un codice a barre bidimensionale per poterlo leggere sul PC sarà necessario dotarsi di un lettore in grado di leggere i barcode bidimensionali mandando giocoforza in pensione i classici lettori su singlo asse usati sino ad adesso.

Si avvicina la data spartiacque del primo Gennaio 2019 dopo la quale la fatturazione elettronica sarà un obbligo quasi per tutti. In vista di questo cambio epocale, in SETTE si stanno implementando una serie di aggiornamenti mirati a rendere l'intera procedura più adatta a supportare il nuovo carico di lavoro..

Il procedimento di emissione del documento elettronico parte sempre dalla compilazione della fattura esattamente come sempre fatto sino ad oggi e senza grosse differenze dal punto di vista operativo, al termine della procedura, al momento di salvare/stampare, è adesso presente una nuova destinazione (un tasto da premere) indicata come “Fattura Elettronica”

Attivata la scelta SETTE provvederà prima a presentare un'anteprima della fattura nel formato classico e successivamente a convertire automaticamente il documento nel corretto formato necessario per l'invio al sistema di interscambio.Effettuata la conversione, SETTE mostrerà le funzioni già disponibili da diversi anni (vedi il post “Modulo Fattura Elettronica per SETTE”) che permettono il controllo, la firma e l'invio diretto del file al sistema di interscambio.

A differenza delle versioni precedenti il documento xml, firmato o meno, contenente la fattura elettronica una volta inviato, verrà automaticamente allegato alla fattura “classica” e quindi inserito direttamente negli archivi di SETTE in modo da poterlo consultare in qualsiasi momento partendo dalla fattura o direttamente dalla sua registrazione sulla scheda cliente o fornitore. Allo stesso modo saranno consultabili ulteriori file come le ricevute o la mail stessa allegati manualmente o automaticamente al documento.

Nei prossimi post mostreremo con maggior dettaglio le singole funzionalità che verranno introdotte su SETTE con la nuova versione del modulo di fatturazione elettronica

E' adesso possibile esportare i dati elaborati dalle stampe del “giornale di magazzino” e delle “vendite periodo” in formato excel. Il file prodotto di questa nuova funzionalità non sarà una copia di quello stampato, per questo è disponibile il formato pdf, ma un archivio in formato tabellare (righe e colonne) contenenti i dati di tutti gli articoli selezionati dalla stampa. La disposizione dei dati è stata scelta per agevolare eventuali successiva rielaborazione degli stessi tramite le funzionalità del foglio elettronico.

Per attivare la nuova funzione è sufficiente spuntare il campo “Esporta Dati” sulla maschera di selezione della funzione di stampa dell'inventario.

Nota: funzione disponibile dalla versione 4.4 in poi.

Come già detto in altri contesti SETTE non gestisce la contabilità fiscale e questo per una precisa scelta. Questa cosa ha da sempre lasciato perplesse quelle persone abituate da altri software a dover imbastire tutta una serie di configurazioni fiscali prima di poter magari avere una semplice scheda cliente e senza le quali non risulta possibile procedere.

In realtà SETTE gestisce tranquillamente e praticamente in automatico la movimentazione IVA tipica del fiscale. Per questa funzionalità utilizza un approccio un po' differente rispetto ad un applicativo destinato al mondo del fiscale lasciando un pò perplesse quelle menti abituate a non andare oltre al quotidiano.

La caratteristica principale di SETTE è che le configurazioni necessarie ad attivare tale gestione non sono obbligatorie ossia se queste non sono presenti sarà comunque possibile eseguire tutte le operazioni tipiche dell'applicativo. La scelta sicuramente è valida visto che una considerevole fetta degli utenti di SETTE usa questa modalità.

Per attivare la gestione IVA su SETTE vanno attivate le seguenti configurazioni :

• Configurare correttamente i codici iva
• Creare un indice di raggruppamento destinato a identificare i conti IVA
• Creare i conti (sullo schedario varie) destinati alla movimentazione IVA tipicamente “iva conto acquisti” e “iva conto vendite” assegnandoli all'indice di raggruppamento IVA precedentemente creato .
• Creare almeno i conti per “merce conto acquisti” e “merci conto vendite”.
• Creare in base alle proprie esigenze le causali contabili per le movimentazioni contabili di vendita e per quelle di acquisto.
• Configurare in “Parametri documenti” per fatture e note di credito, la parte contabile specificando la “forma” delle scritture di prima nota che verranno eseguite automaticamente da SETTE e assegnando il valore “Si” alla voce “Dividi scritture per codice iva”
• Specificare sulle configurazioni di base quali sono gli indici di raggruppamento usati per iva cassa e banche

Eseguendo queste semplici configurazioni SETTE sarà in grado di eseguire in maniera del tutto automatica le registrazioni di prima nota ad ogni documenti di vendita emesso.

Veniamo adesso alla nuova funzione di stampa tramite la quale è adesso possibile ottenere un resoconto su carta di tutti i movimenti IVA dettagliati e riepilogati per “codice iva” e “Causale contabile”.
Per ogni movimento collegato ad un conto iva verrà stampato il dettaglio dello stesso, alla fine la stampa presenterà un riepilogo per sempre per codice iva e causale contabile.

E' possibile accedere alla funzione dal menu “Stampe” → “Conti” → “Movimenti IVA Dal / Al”

Nota: funzione disponibile dalla versione 4.4 in poi