Avendo a disposizione la fattura acquisto in formato xml, fattura elettronica, è possibile chiedere a SETTE di leggere le informazioni in esso contenute e di predisporre la scrittura di prima nota corrispondente. La creazione della scrittura si attiverà in maniera Semi-Automatica ossia, SETTE pre-compilerà per quanto possibile, permettendo di apportare le eventuali modifiche necessarie prima di confermare.

In fase di salvataggio dei dati, SETTE importerà automaticamente il file xml associandolo alla scrittura stessa e di conseguenza rendendolo disponibile in qualsiasi momento sia per la consultazione che per la funzione di invio al consulente fiscale.

La nuova funzione di inserimento non sostituisce quella classica ma la affianca fornendo un strumento in più.

Selezionato il file xml da importare, firmato o meno che sia, SETTE verificherà l'esistenza del fornitore nei suoi archivi, se questi viene trovato verrà proposta la funzione di identificazione per permettere di confermare l'identificazione. Se al contrario il fornitore è “nuovo” verrà mostrata la finestra di inserimento dello stesso già precompilata con i dati estratti dal file.

Completata la fase di identificazione o inserimento del fornitore, verrà chiesto di confermare la data di ricezione del file stesso, fatto questo si avrà la finestra di prima nota compilata in ogni sua parte.

Il come verrà creata la scrittura dipende dalle configurazioni dei documenti di carico accessibile dal menu “Servizio” → “Parametri documenti” → “Documenti di carico”.

Premendo il tasto “Mostra Ft.Elettr” SETTE mostrerà in parallelo alla finestra di prima nota, la fattura elettronica nella sua interezza in modo da poter verificare ogni dato in essa contenuto.

Vi ricordo che ogni fattura elettronica viene consegnata dal sistema di interscambio accompagnata da un file metadati ossia un ulteriore file xml contnenete una sorta di ricevuta di accompagno della fattura stessa. Tale file può a sua volta essere visualizzato e caricato tramite la funzione “mostra ricevuta di notifica da file xml”.

Supponiamo di aver movimentato il magazzino da un documento fornitore ad esempio una fattura di acquisto. Abbiamo creato in SETTE il nostro documento di magazzino inserendo di dati di testata del documento oltre agli articoli da movimentare.
Sapete già che SETTE è in grado di recuperare il documento in qualsiasi momento e mostrarlo o renderlo disponibile per modifiche, ma sicuramente vi è capitato di voler dare un'occhiata al documento vero e proprio magari per verificare una qualche informazione disponibile soltanto sul cartaceo. Considerato anche che sempre più fornitori inviano il cartaceo della fattura per email in formato pdf, sarebbe interessante poter richiamare il cartaceo corrispondente ad uno specifico movimento semplicemente con un click del mouse.

SETTE è adesso in grado di allegare un file pdf per ogni documento di magazzino e/o di prima nota caricato nel programma. La procedura per allegare il file è semplicissima infatti basta premere il pulsante “Carica” disponibile nelle funzioni di “Caricamento prima nota” e “Caricamento movimenti magazzino” per far si che il file venga caricato nella base dati di SETTE ed associato al documento che si sta caricando.

Una volta caricato il pdf questi diventa disponibile in tutte le fasi di visualizzazione e/o modifica del documento semplicemente premendo il pulsante “Mostra” presente accanto a quello “Carica”. Premendo invece il pulsante con le tre linee parallele (menu) è possibile accedere ad altre funzioni di gestione dell'allegato come ad esempio la rimozione dello stesso.

La possibilità di mostrare il pdf allegato è disponibile anche nelle finestre di visualizzazione dei movimenti, sia contabili che di magazzino, basterà premere sull'icona della presente a fianco del rigo desiderato per far comparire le varie azioni disponibili a partire dal rigo stesso, fra queste vedrete anche la “mostra documento allegato”.

Capita sempre più spesso che nel digitare la descrizione dei un movimento contabile o di una riga di prima nota non basti lo spazio per scrivere quello che serve, cosa che inevitabilmente porta ad usare abbreviazioni che alle volte risultano, nella migliore delle ipotesi, comprensibili solo a chi le ha scritte .

Per venire incontro a questa necessità il campo “Descrizione” del singolo movimento contabile è stato portato dai precedenti quaranta caratteri ad ottanta e di conseguenza sono state modificate le stampe dove questi viene rappresentato, in modo da adeguarle alla nuova misura.

Per esigenze di spazio all'interno delle varie finestre di SETTE può capitare che le dimensioni destinate al editing della descrizione siano inferiori a quanto necessario per rappresentare tutti gli ottanta caratteri, in tal caso il testo scorrerà all'interno del campo semplicemente usano i tasti “direzione”.

La funzionalità è disponibile dalla versione 4.4.111.7

Nel caso un documento emesso, es. Fattura, contenga più di una aliquota iva è adesso possibile configurare SETTE in modo che nel generare la scrittura di prima nota questi raggruppi gli importi in un'unica voce ignorando di fatto l'informazione “codice iva” oppure generi una riga di prima nota per ogni codice iva presente nel documento. In questo secondo caso sarà possibile, consultando il conto corrispondente, conoscere gli importi divisi per aliquota.

Si può adesso configurare SETTE in modo che per ogni movimento contabile chieda in maniera automatica il codice iva soltanto se viene coinvolto un conto associato alla gestione iva. Perché questa nuova funzionalità sia attiva è necessario in primo luogo creare un raggruppamento contabile al quale associare tutti i conti destinati alla gestione iva, questo può essere fatto con molta semplicità dal menu Tabelle. L'associazione del conto va fatta inserendo il codice nel campo “Ind. Raggruppamento” dell'anagrafica conto.

In fine per attivare l'automatismo di identificazione basta indicare a SETTE nella pagina di configurazione “parametri di base” quale è il codice raggruppamento corrispondente alla gestione iva.