Operazioni di cambio anno

By Basilio Speziale at dicembre 31, 2015 18.32
Filed Under: Sette - Gestionale

Il nuovo anno è alle porte e come consuetudine è necessario predisporre gli archivi di SETTE ad operare con il nuovo anno.
Per questo è disponibile la procedura "Cambio Anno" in grado di eseguire tutte le operazioni necessarie allo scopo. Per chi ha il servizio di aggiornamento attivo ha a disposizione gli ultimi aggiornamenti del programma è può accedere alla procedura semplicemente dal menu "Servizio" del programma, in caso contrario la procedura è comunque accessibile dal menu programmi di windows.

Visto che comunque nelle modalità operative non ci sono grosse differenze rispetto a quanto fatto lo scorso fine anno consiglio di seguire il link qui di seguito per consultare nello specifico cosa e come fare.

Come sempre prima di intraprendere qualsiasi azione è consigliabile fare una copia di salvataggio degli archivi. Quello che non mi stancherò mai di ripetere è : meglio una copia in più che una in meno

fai click su questo link per i detagli.

Buon anno e buon lavoro

 

Spostamento movimenti contabili da vecchio anno a nuovo

By Basilio Speziale at novembre 24, 2015 22.48
Filed Under: Sette - Gestionale, Nuove funzioni

Con l'approssimarsi del fine anno può succedere che si abbia la necessità di inserire delle registrazioni contabili con data dell'anno a venire ma al momento di creare gli archivi per il nuovo anno queste registrazioni restano dentro gli archivi del vecchio. La prima soluzione che viene in mente è quella di cancellare le scritture dal vecchio anno e reinserirle su quello nuovo ma fare questo manualmente e a dir poco una grossa scocciatura.

Con SETTE è possibile dire alla utility di cambio anno di spostare tutti i movimenti contabili a partire da una certa data (tipicamente il primo gennaio) da un anno ad un altro in questo modo otterremo lo stesso risultato ma facendo fare il “lavoro sporco” alla utility di cambio anno.

La funzione ovviamente può essere attivata quando serve, ossia non si è costretti a farlo nel momento di creazione degli archivi o di generazione dei saldi contabili ma può essere eseguita quando serve e se serve, anche più di una volta.


Le informazioni necessarie ad avviare il trasferimento sono poche ed essenziali come l'anno dal quale prelevare i movimenti e l'anno nel quale trasferirli oltre ovviamente alla data a partire dalla quale eseguire il trasferimento.

L'ultima opzione, sicuramente la più interessante, permette di simulare l'intera operazione in maniera da rendersi conto di cosa verrà trasferito senza dove eseguire realmente l'operazione.

In fine è possibile, semplicemente cliccando sula dicitura “salva su file di testo” salvare il log generato dalle operazioni di trasferimento simulate o definitive che siano.

 

Procedura di cambio anno

By Basilio Speziale at dicembre 28, 2013 11.14
Filed Under: Sette - Gestionale

 

Come ogni fine anno, per predisporre l'operatività di SETTE per il nuovo anno, è necessario eseguire le operazioni di apertura degli archivi, per fare questo è sufficiente utilizzare l'apposita procedura denominata “Cambio Anno” predisposta proprio a tale scopo.
La procedura è accessibile dal menu start di windows seguendo il percorso “Start → Tutti i programmi → Sette → Utility → Cambio Anno”. In alternativa può essere avviato direttamente dalla cartella d'installazione di SETTE ma il nostro consiglio è di servirsi dell'apposita voce del menu start.



La procedura di apertura del nuovo anno è divisa in tre fasi distinte, queste possono essere egeguite sia in maniera sequenziale che in tempi separati in base alle vostre esigenze.

la prima è sicuramente la più importante può essere attivata tramite la funzione “Crea Archivi nuovo anno” ed ha il compito di creare fisicamente gli archivi destinati a contenere i dati del nuovo anno e di trasferirgli tutti i dati necessari a garantire l'operatività dello stesso.

Nello specifico in questa fase vengono eseguite le seguenti operazioni:

  • Trasferite tutte le anagrafiche articolo per tutti i magazzini riportando i loro dati contabili a zero.

  • Trasferiti tutti i prezzi di vendita per tutti i listini.

  • Trasferiti tutti i codici alternativi e le unità di misura.

  • Trasferite tutte le promozioni e le campagne di fidelizzazione.

  • Inizializzato l'archivio dei movimenti di magazzino.

  • Inizializzato l'archivio dei documenti fiscali ed azzerati tutte le corrispondenti serie e numerazioni.

Per quanto riguarda le anagrafiche clienti/fornitori la funzione permette di scegliere fra due opzioni, scegliendo “Separa” verranno trasferite tutte le anagrafiche degli schedari clienti fornitori e varie azzerando i relativi saldi contabili, scegliendo “Mantieni” gli schedari rimarranno attivi così come sono anche nel nuovo anno, in poche parole l'opzione "mantieni" permetterà a SETTE di continuare a scrivere sulle stesse schede usate per l'anno precedente.


Completata questa prima fase è già possibile accedere al nuovo anno ed operare regolarmente per quello che sono le operazioni sia contabili che di magazzino.

Le due fasi successive hanno il compito di riportare i saldi di magazzino e contabili dal vecchio esercizio al nuovo.
SETTE prevede questa divisione per dare modo all'utente di completare le operazioni di registrazione del vecchio anno senza doversi scapicollare per completarle entro il 31 dicembre, infatti una volta eseguita l'apertura del nuovo anno è possibile continuare ad usare sia il vecchio, per completare le registrazioni, che il nuovo per le operazioni giornaliere (vendita fatturazione etc.).

La seconda fase può essere attivata nel momento in cui sono state completate tutte le operazioni di magazzino (es. carico delle ultime fatture acquisto). Il compito di questa funzione è quello di eseguire un inventario di magazzino e per ogni singolo articolo e traferire i dati come valori di giacenza iniziale sul nuovo anno.



Vecchio Esercizio : Anno da chiudere.

Nuovo Esercizio   : Anno nuovo sul quale eseguire i movimenti di riporto saldi.

Magazzino : permette di eseguire l'operazione un magazzino alla volta o su tutti i magazzini contemporaneamente.

Causale Cario iniziale : Solitamente “CIN” ma è possibile usare una causale personalizzata

Data Registrazione : Data alla quale devono essere creati i movimenti di magazzino di carico iniziale, tipicamente il primo gennaio del nuovo anno.

Numero Documento : Un eventuale, ma non obbligatorio, numero per il documento di carico.

Tipo Valorizzazione : Il metodo da usare per assegnare un valore ad ogni singolo articolo, tipicamente viene usato “L.I.F.O. A scatti” o “ultimo prezzo di carico” ma sono disponibili altre metodologie da usare a vostra discrezione. Ovviamente cambiando il metodo di valorizzazione possono cambiare, anche di molto, i valori calcolati.

Calcolo Valori Globali : se “Si” la valorizzazione verrà eseguita tenendo conto dei movimenti su tutti i magazzini. Nella maggior parte dei casi questa opzione può restare a “No”.

Valorizzo Negativi : se “Si” verranno valorizzati e quindi creati i corrispondenti movimenti di magazzino anche per quegli articolo con esistenza negativa e quindi vistosamente errati. L'utilizzo di questa opzione è vivamente sconsigliata ma può tornare utile per evidenziare quegli articoli che vanno verificati.

Allineo articoli : visto che tipicamente questa operazione viene eseguita a distanza di qualche giorno da quella di apertura del nuovo anno, rispondendo “Si” si chiede a SETTE di verificare che tutti gli articoli presenti sul vecchio anno siano presenti anche sul nuovo allo scopo di allineare gli archivi a seguito di nuovi articoli inseriti nel frattempo sul vecchio anno. Si tenga conto che in ogni caso SETTE per ogni articolo con esistenza positiva sul vecchio anno ne verifica l'esistenza sul nuovo e se non c'è lo inserisce indipendentemente dal valore del parametro.

La terza fase è quella della creazione dei saldi contabili, allo stesso modo dei saldi di magazzino è possibile chiudere automaticamente i conti del vecchio anno e riportare i saldi di apertura sul nuovo. E' importante notare che se durante la fase di apertura de nuovo anno (la prima) è stata scelta l'opzione “Mantieni” per le schede contabili questa fase non deve e non può essere eseguita.



Vecchio Esercizio : Anno da chiudere.

Nuovo Esercizio : Anno nuovo sul quale eseguire i movimenti di riporto saldi.

Causale Contabile : Causale movimentazione schedari da usare per la generazione del documento di prima nota, può essere lasciata vuota.

Contropartita Varie : Eventuale conto dello schedario "Varie" da usare come contropartita per i movimenti di primanota, se state usando il metodo della partita doppia è consigliabile inserirre tale informazione altrimenti ssi avrà una squadratura dell'intero documento.

Data Registrazione : data alla quale devono essere creati i movimenti, tipicamente il primo di gennaio.

Data Documento : Eventuale data da assegnare al documento di prima nota.

Numero Documento : Eventuale numerazione per il documento di prima nota.

Descrizione : La descrizione con la quale verrà riportato il movimento di apertura sulle singole schede contabili, tipicamente “Riporto saldo”.

 

Basilio Speziale

Laureato in Scienze dell'Informazione presso l'università degli studi di Bari nel 1989, nonchè perito in elettronica industriale.