Procedura di cambio anno

By Basilio Speziale at dicembre 28, 2013 11.14
Filed Under: Sette - Gestionale Magazzino

 

Come ogni fine anno, per predisporre l'operatività di SETTE per il nuovo anno, è necessario eseguire le operazioni di apertura degli archivi, per fare questo è sufficiente utilizzare l'apposita procedura denominata “Cambio Anno” predisposta proprio a tale scopo.
La procedura è accessibile dal menu start di windows seguendo il percorso “Start → Tutti i programmi → Sette → Utility → Cambio Anno”. In alternativa può essere avviato direttamente dalla cartella d'installazione di SETTE ma il nostro consiglio è di servirsi dell'apposita voce del menu start.



La procedura di apertura del nuovo anno è divisa in tre fasi distinte, queste possono essere egeguite sia in maniera sequenziale che in tempi separati in base alle vostre esigenze.

la prima è sicuramente la più importante può essere attivata tramite la funzione “Crea Archivi nuovo anno” ed ha il compito di creare fisicamente gli archivi destinati a contenere i dati del nuovo anno e di trasferirgli tutti i dati necessari a garantire l'operatività dello stesso.

Nello specifico in questa fase vengono eseguite le seguenti operazioni:

  • Trasferite tutte le anagrafiche articolo per tutti i magazzini riportando i loro dati contabili a zero.

  • Trasferiti tutti i prezzi di vendita per tutti i listini.

  • Trasferiti tutti i codici alternativi e le unità di misura.

  • Trasferite tutte le promozioni e le campagne di fidelizzazione.

  • Inizializzato l'archivio dei movimenti di magazzino.

  • Inizializzato l'archivio dei documenti fiscali ed azzerati tutte le corrispondenti serie e numerazioni.

Per quanto riguarda le anagrafiche clienti/fornitori la funzione permette di scegliere fra due opzioni, scegliendo “Separa” verranno trasferite tutte le anagrafiche degli schedari clienti fornitori e varie azzerando i relativi saldi contabili, scegliendo “Mantieni” gli schedari rimarranno attivi così come sono anche nel nuovo anno, in poche parole l'opzione "mantieni" permetterà a SETTE di continuare a scrivere sulle stesse schede usate per l'anno precedente.


Completata questa prima fase è già possibile accedere al nuovo anno ed operare regolarmente per quello che sono le operazioni sia contabili che di magazzino.

Le due fasi successive hanno il compito di riportare i saldi di magazzino e contabili dal vecchio esercizio al nuovo.
SETTE prevede questa divisione per dare modo all'utente di completare le operazioni di registrazione del vecchio anno senza doversi scapicollare per completarle entro il 31 dicembre, infatti una volta eseguita l'apertura del nuovo anno è possibile continuare ad usare sia il vecchio, per completare le registrazioni, che il nuovo per le operazioni giornaliere (vendita fatturazione etc.).

La seconda fase può essere attivata nel momento in cui sono state completate tutte le operazioni di magazzino (es. carico delle ultime fatture acquisto). Il compito di questa funzione è quello di eseguire un inventario di magazzino e per ogni singolo articolo e traferire i dati come valori di giacenza iniziale sul nuovo anno.



Vecchio Esercizio : Anno da chiudere.

Nuovo Esercizio   : Anno nuovo sul quale eseguire i movimenti di riporto saldi.

Magazzino : permette di eseguire l'operazione un magazzino alla volta o su tutti i magazzini contemporaneamente.

Causale Cario iniziale : Solitamente “CIN” ma è possibile usare una causale personalizzata

Data Registrazione : Data alla quale devono essere creati i movimenti di magazzino di carico iniziale, tipicamente il primo gennaio del nuovo anno.

Numero Documento : Un eventuale, ma non obbligatorio, numero per il documento di carico.

Tipo Valorizzazione : Il metodo da usare per assegnare un valore ad ogni singolo articolo, tipicamente viene usato “L.I.F.O. A scatti” o “ultimo prezzo di carico” ma sono disponibili altre metodologie da usare a vostra discrezione. Ovviamente cambiando il metodo di valorizzazione possono cambiare, anche di molto, i valori calcolati.

Calcolo Valori Globali : se “Si” la valorizzazione verrà eseguita tenendo conto dei movimenti su tutti i magazzini. Nella maggior parte dei casi questa opzione può restare a “No”.

Valorizzo Negativi : se “Si” verranno valorizzati e quindi creati i corrispondenti movimenti di magazzino anche per quegli articolo con esistenza negativa e quindi vistosamente errati. L'utilizzo di questa opzione è vivamente sconsigliata ma può tornare utile per evidenziare quegli articoli che vanno verificati.

Allineo articoli : visto che tipicamente questa operazione viene eseguita a distanza di qualche giorno da quella di apertura del nuovo anno, rispondendo “Si” si chiede a SETTE di verificare che tutti gli articoli presenti sul vecchio anno siano presenti anche sul nuovo allo scopo di allineare gli archivi a seguito di nuovi articoli inseriti nel frattempo sul vecchio anno. Si tenga conto che in ogni caso SETTE per ogni articolo con esistenza positiva sul vecchio anno ne verifica l'esistenza sul nuovo e se non c'è lo inserisce indipendentemente dal valore del parametro.

La terza fase è quella della creazione dei saldi contabili, allo stesso modo dei saldi di magazzino è possibile chiudere automaticamente i conti del vecchio anno e riportare i saldi di apertura sul nuovo. E' importante notare che se durante la fase di apertura de nuovo anno (la prima) è stata scelta l'opzione “Mantieni” per le schede contabili questa fase non deve e non può essere eseguita.



Vecchio Esercizio : Anno da chiudere.

Nuovo Esercizio : Anno nuovo sul quale eseguire i movimenti di riporto saldi.

Causale Contabile : Causale movimentazione schedari da usare per la generazione del documento di prima nota, può essere lasciata vuota.

Contropartita Varie : Eventuale conto dello schedario "Varie" da usare come contropartita per i movimenti di primanota, se state usando il metodo della partita doppia è consigliabile inserirre tale informazione altrimenti ssi avrà una squadratura dell'intero documento.

Data Registrazione : data alla quale devono essere creati i movimenti, tipicamente il primo di gennaio.

Data Documento : Eventuale data da assegnare al documento di prima nota.

Numero Documento : Eventuale numerazione per il documento di prima nota.

Descrizione : La descrizione con la quale verrà riportato il movimento di apertura sulle singole schede contabili, tipicamente “Riporto saldo”.

 

Verifica della corretta impostazione dell'orologio di sistema

By Basilio Speziale at dicembre 09, 2013 22.49
Filed Under: Sette - Gestionale Magazzino

Nella funzione di vendita al baco, SETTE utilizza l'orologio di sistema per determinare la data da assegnare al documento di magazzino ed alla relativa movimentazione. In caso di una errata indicazione dei dati da parte dell'orologio, anche se è sempre possibile cambiare manualmente tale data, non sempre l'utente si accorge della discordanza inducendo il programma ad eseguire delle operazioni che potenzialmente possono provocare degli errori di calcolo o comunque della confusione sui dati di magazzino degli articoli coinvolti.

Adesso SETTE al suo avvio è in grado di verificare la correttezza dei valori di data ed ora riportati dall'orologio di sistema e se necessario sincronizzarlo utilizzando come riferimento uno dei servizi internet predisposti per tale scopo.


 

La funzione di verifica può comunque essere attivata in qualsiasi momento da semplicemente scegliendo la voce “Verifica data ed ora” dal menu info (quello con il punto interrogativo). In tal caso SETTE dopo aver verificato l'orario su internet presenterà la finestra su mostrata dove vengono riportati i due orari e le eventuali discrepanze.

In ambedue i casi, premendo il tasto “Sincronizza data e ora su questo PC”, SETTE provvederà a correggere l'orario computer.

La funzione di verifica automatica all'avvio del programma può essere disattivata semplicemente cambiando il corrispondente valore sul “Parametri di base”.


Basilio Speziale

Laureato in Scienze dell'Informazione presso l'università degli studi di Bari nel 1989, nonchè perito in elettronica industriale.