Mostrare movimenti scheda conti a cavallo di due o più anni

By Basilio Speziale at luglio 19, 2020 22.42
Filed Under: Sette - Gestionale, Nuove funzioni

Come risaputo SETTE divide gli esercizi contabili per anno utilizzando una procedura automatizzata per la creazione del nuovo anno contabile che permette di scegliere se o no separare la gestione dei movimenti contabili. Nel caso di separazione le schede contabili riporteranno un movimento di apertura contabile, in genere datato al primo Gennaio, per proseguire con i movimenti dell'anno al quale la scheda si riferisce. Questo meccanismo comporta che se si ha necessità di consultare in dettaglio una scheda, da esempio quella di un fornitore, per un periodo diverso dall'anno in uso si deve prima accedere all'anno corrispondente per poi consultare i dati relativi al periodo ricadente nell'anno d'interesse.

Per la sola funzione di visualizzazione SETTE adesso permette di mostrare una scheda contabile per un periodo a cavallo di due o più anni senza dover necessariamente accedere all'archivio diverso da quello in uso. A titolo di esempio, se il programma è aperto sull'anno 2020 e si ha la necessita di consultare una scheda contabile a partire dal primo gennaio 2018 è possibile farlo senza dover cambiare l'anno corrente ed avendo a disposizione i dati in un unico estratto conto senza interruzioni.

L'accesso alla nuova funzionalità risulta del tutto trasparente infatti basta semplicemente digitare il periodo di interesse per data movimento, alla richiesta di selezione dei movimenti, sarà SETTE a provvedere al reperimento dei dati necessari dai vari anni contabili interessati ed a mostrarli fusi a formare un'unica scheda contabile. Nel caso una data, o ambedue, non vengano indicate, SETTE interpreta tale valore come inizio e/o fine dell'anno per il quale si è eseguito l'accesso.

Visto che i dati mostrati possono essere a cavalo di più anni, questi sicuramente conterranno ad ogni inizio anno il relativo riporto contabile. Questo saldo iniziale, in un processo di accorpamento darebbero luogo ad un'alterazione del saldo finale dei movimenti mostrati. Per evitare questa spiacevole conseguenza SETTE provvede automaticamente ad eliminare dalla visualizzazione risultante tutti i movimenti datati al primo di Gennaio di ognuno degli anni di mezzo ossia ad esclusione del primo anno ricadente nell'intervallo richiesto.

Il comportamento di SETTE di basa sull'assunto che eventuali movimenti di saldo iniziale siano sempre datate al primo di Gennaio di ogni anno e che questi siano gli unici movimenti presenti in tali date. Nel caso nella composizione dei vostri dati quest'ultimo comportamento non risultasse idoneo per la corretta visualizzazione dei movimenti, è possibile in fase di selezione indicare a SETTE di non metterlo in atto.



Nel mostrare la scheda contabile, SETTE evidenzierà al condizione di accorpamento cambiando il colore della sua parte superiore oltre ad indicare chiaramente tale modalità con un apposito messaggio. Sempre sulla testa della finestra di visualizzazione viene indicata la condizione di esclusione dei movimenti datati primo Gennaio.



Parallelamente all'introduzione della nuova funzionalità è anche possibile l'utilizzo di buona parte delle funzioni di dettaglio disponibili per il singolo rigo visualizzato (accessibili dalla piccola lente d'ingrandimento associata al rigo stesso) anche per le righe non appartenenti all'anno sul quale sono aperti gli archivi.


Classificazione ABC articoli di magazzino

By Basilio Speziale at marzo 08, 2020 21.13
Filed Under: Sette - Gestionale, Nuove funzioni

La tecnica di classificazione ABC permette di individuare e dividere per classi gli articoli in base alla loro criticità, si basa fondamentalmente sulla Legge 80/20 altrimenti conosciuta come principo di Pareto secondo la quale la maggior parte degli eventi dipende da un numero limitato di cause. Nella gestione del magazzino questo porta alla regola che: mediamente l'ottanta percento del fatturato è dato dal venti percento degli articoli.

Su SETTE è adesso possibile generare automaticamente dei fogli di lavoro in formato excel contenenti i dati di magazzino rappresentati secondo criteri riconducibili al metodo di classificazione ABC.

Le opzioni al momento disponibili sono due:

Percentuale cumulata valore venduto : In questo caso gli articoli verranno classificati in tre categorie (A B o C) in base ai valori di vendita ordinati dal più grande al più piccolo e calcolando la percentuale cumulata, ossia la somma dell'incidenza in percentuale sul totale del singolo articolo con la cumulata del precedente. I dati vengono prima riportati in maniera tabellare in un primo foglio e successivamente nel secondo, riepilogati in base alla categoria assegnata e quindi rappresentati in forma grafica.

Numero di vendite per mese/costo unitario: In questo caso la classificazione risulta più articolata e viene fatta tenendo conto dei mesi di utilizzo (ossia i mesi in cui l'articolo è stato venduto) ed il costo dell'articolo stesso. Il tutto produce una matrice con delle classi che vanno dalla A alla E ognuna delle quali suddivisa in quattro sottoclassi in base al range di costo dell'articolo. Anche in questo caso il file excel generato ha un primo foglio con il dati riportati in forma tabellare ed un secondo con la loro sintesi e le relative rappresentazioni tabellare.

Per poter generare i file dati in formato excel è necessaria una prima fase di pre-calcolo dei dati di base, per questo è disponibile la funzione “Crea/Aggiorna dati per classificazione ABC” con la quale Sette estrarrà tutte le informazioni necessarie dal giornale di magazzino inserendole in un apposito archivio che verrà successivamente utilizzato per la generazione vera e propria delle classificazioni. La generazione dei dati di classificazione viene eseguita per periodi e una volta fatta, non è necessario che venga ripetuta ogni volta salvo nel caso ci siano stati aggiornamenti nei movimenti di magazzino. Nel caso la generazione dei dati di classificazione venga ripetuta per un periodo già elaborato questi verranno correttamente aggiornati in base alle ultime informazioni presenti sui movimenti di magazzino.


 

Generati i dati di pre-calcolo è possibile passare direttamente alla Stampa/Generazione del file in formato excel in base ad una delle metodologie di scelta dette prima. In tale fase SETTE propone una maschera di selezione dalla quale è possibile scegliere, così come per le altre stampe, quali Articoli stampare oltre al tipo di classificazione da produrre.



Una delle caratteristiche unica  è che la generazione dei file vine fatta tramite dei modelli, anche questi in formato excel, contenenti le formule necessarie al riepilogo dei dati e alla loro rappresentazione grafiche. Questi modelli possono essere personalizzati in tutte le loro parti permettendo delle modifiche ah hoc delle percentuali di soglia per l'assegnazione delle classificazione stessa piuttosto che modificare del tipo di rappresentazione grafica piuttosto che una personalizzazione spinta delle modalità di calcolo. La possibilità di consultare le formule tramite le quali vengon generati i dati garantisce la possibilità dell'utente di verificare le modalità di calcolo e se lo ritiene necessario modificarle secondo le proprie esigenze.



Resta ovvia la considerazione che la qualità dei dati restituita dipende dal livello di affidabilità dei dati contenuti nel DataBase di SETTE

Selezione messaggi PEC ricevuti dal sistema di interscambio

By Basilio Speziale at agosto 03, 2019 16.26
Filed Under: Sette - Gestionale, Fattura elettronica

Tramite i parametri di configurazione fattura elettronica, nella sezione “Configurazione” → “Ricezione Documenti” è possibile indicare a SETTE come filtrare la e-mail lette della posta elettronica certificata in base ad uno specifico mittente, questo è utile per ridurre i tempi di scarico dei documenti XML tralasciando di controllare quei messaggi provenienti da fonti diverse da quella indicata.

L'impostazione predefinita di tale valore è “posta-certificata@pcert.sogei.it”, mittente predefinito per la maggior parte dei messaggi ma a quanto pare  non per tutti. Alcuni casi i messaggi riportano come mittente lo stesso indirizzo email al quale inviate i documenti xml o meglio quello comunicatovi da AdE come risposta al primo vostro invio di un documento xml.

Se doveste verificare la condizione che non tutti i messaggi vengono scaricati in automatico è possibile cambiare la configurazione del valore sopra indicato con l'indirizzo a voi riservato da AdE. Se tale situazione si presentasse, la soluzione ideale è comunque quella di eliminare completamente l'indicazione del mittente in modo da indicare a SETTE di non applicare alcun filtro sulla provenienza dei messaggi, questo comporterà un maggior tempo impiegato nel controllo della posta in arrivo. Il tempo in più dipende dal numero di pec che normalmente ricevete da mittenti diversi dal sistema di interscambio, questo generalmente non comporta grossi inconvenienti a fronte di un migliore e più dettagliato controllo sulla posta in arrivo.

 

Selezione tipi documento xml da scaricare tramite pec

By Basilio Speziale at luglio 07, 2019 23.15
Filed Under: Sette - Gestionale, Fattura elettronica, Nuove funzioni

E' possibile configurare SETTE in modo da escludere dalla operazione di acquisizione dei file xml riguardanti la fatturazione elettronica alcune tipologie di documento. Nello specifico le tipologie di documento che SETTE può acquisire dal canale “posta elettronica certificata” sono :

  • Fatture elettroniche inviate dai vosti fornitore al sistema di interscambio
  • File metadati abbinati alla fattura elettronica ricevuta da SDI
  • Ricevute di esito dei vostri documenti vendita inviati ad SDI

Per ogni uno dei documenti indicati è possibile indicare a SETTE se vogliamo che li scarichi o che li ignori. Questo può essere fatto dalla funzione di configurazione parametri fattura elettronica disponibile sul menu Servizio.


Ricezione diretta fatture e ricevute da sistema di interscambio

By Basilio Speziale at giugno 29, 2019 16.53
Filed Under: Sette - Gestionale, Fattura elettronica, Nuove funzioni

Come già detto nei post procedenti SETTE può scaricare direttamente dalla casella di posta elettronica certificata sia i documenti xml contenenti le fatture a voi indirizzate che le ricevute di notifica emesse dal sistema di interscambio in risposta alle fatture vendita da voi inviate.

La funzione viene attivata “a comando” ossia siete voi a decidere quando controllare e scaricare i nuovi messaggi in maniera del tutto simile a come viene utilizzato un normale programma di posta elettronica. La sua attivazione è possibile accedendo al menu “Documenti” → “Fatture Elettroniche” → “Scarica documenti da posta elettronica” oppure direttamente dal tasto di accesso rapido “Fattura Elettronica”.


 

 

In basso è evidenziata la data e l'ora dell'ultimo utilizzo della funzione in modo da non dover necessariamente controllare messaggi già scaricati in precedenti operazioni. In ogni caso scaricare per una seconda volta dei file già scaricati e/o contabilizzati non comporta alcun problema infatti SETTE è in grado di riconoscere i file già contabilizzati e di avvertire che questi sono già stati elaborati. Modificare manualmente questo valore comporta quindi la verifica dei messaggi dalla data indicata in poi ovviamente a meno che questi non siano stati cancellati o spostati utilizzando altre interfacce come ad esempio quella web messa disposizione dal fornitore del vostro servizio di posta elettronica certificata.

Come già in altri contesti, SETTE permette di eseguire l'operazione di controllo e scarico dei file in modalità simulazione quindi senza realmente salvare alcun file nel vostro PC.

Come indicato nella sezione di configurazione (vedi post precedente) SETTE può scaricare i documenti XML direttamente nell'area di transito oppure su una cartella a vostra scelta, ambedue le opzioni presentano le stesse funzionalità. Completata l'operazione di scarico dei messaggi, premendo sul taso “OK” si aprirà la corrispondente sezione contente i documenti scaricati. Una differenza da tenere in conto nella scelta fra le due opzioni di configurazione è che i documenti una volta contabilizzati dall'area di transito vengono automaticamente eliminati mentre su cartella generica rimangono a meno che non vengano cancellati singolarmente tramite apposito comando dell'interfaccia di SETTE o dalla normale interfaccia del sistema operativo. Un elemento a favore della scelta dell'area di transito come destinazione e che in documenti in essa contenuto diventano accessibili da tutte le postazioni dove installato SETTE.

 

Basilio Speziale

Laureato in Scienze dell'Informazione presso l'università degli studi di Bari nel 1989, nonchè perito in elettronica industriale.