Come già mostrato nei post precedenti, SETTE è in grado di scaricare in maniera del tutto autonoma i documenti inviati dal sistema di interscambio tramite il canale PEC. Quando si scaricano le notifiche inviate da SDI come risposta all'invio delle fatture elettroniche la maggior parte di queste se non la totalità sono delle ricevute di avvenuta consegna. Allora perché non chiedere a SETTE di elaborarle in automatico senza troppe interazioni con l'utente ?

E' adesso disponibile su “Area di transito” la funzione “Elabora ed allega tutte le ricevute di consegna” il suo compito è di analizzare tutti i documenti presenti nell'area di transito in entrata e selezionate le sole ricevute di avvenuta consegna elaborale ed allegarle in automatico alle corrispondenti fatture. Ovviamente è sempre possibile elaborare le ricevute manualmente una alla volta cosa sicuramente utile per aver un maggiore contezza di quanto succede. Per lo stesso motivo tutti i documenti diversi dalle ricevute di avvenuta consegna vanno elaborate una ad una.

Tramite i parametri di configurazione fattura elettronica, nella sezione “Configurazione” → “Ricezione Documenti” è possibile indicare a SETTE come filtrare la e-mail lette della posta elettronica certificata in base ad uno specifico mittente, questo è utile per ridurre i tempi di scarico dei documenti XML tralasciando di controllare quei messaggi provenienti da fonti diverse da quella indicata.

L'impostazione predefinita di tale valore è “posta-certificata@pcert.sogei.it”, mittente predefinito per la maggior parte dei messaggi ma a quanto pare  non per tutti. Alcuni casi i messaggi riportano come mittente lo stesso indirizzo email al quale inviate i documenti xml o meglio quello comunicatovi da AdE come risposta al primo vostro invio di un documento xml.

Se doveste verificare la condizione che non tutti i messaggi vengono scaricati in automatico è possibile cambiare la configurazione del valore sopra indicato con l'indirizzo a voi riservato da AdE. Se tale situazione si presentasse, la soluzione ideale è comunque quella di eliminare completamente l'indicazione del mittente in modo da indicare a SETTE di non applicare alcun filtro sulla provenienza dei messaggi, questo comporterà un maggior tempo impiegato nel controllo della posta in arrivo. Il tempo in più dipende dal numero di pec che normalmente ricevete da mittenti diversi dal sistema di interscambio, questo generalmente non comporta grossi inconvenienti a fronte di un migliore e più dettagliato controllo sulla posta in arrivo.

E' possibile configurare SETTE in modo da escludere dalla operazione di acquisizione dei file xml riguardanti la fatturazione elettronica alcune tipologie di documento. Nello specifico le tipologie di documento che SETTE può acquisire dal canale “posta elettronica certificata” sono :

• Fatture elettroniche inviate dai vosti fornitore al sistema di interscambio
• File metadati abbinati alla fattura elettronica ricevuta da SDI
• Ricevute di esito dei vostri documenti vendita inviati ad SDI

Per ogni uno dei documenti indicati è possibile indicare a SETTE se vogliamo che li scarichi o che li ignori. Questo può essere fatto dalla funzione di configurazione parametri fattura elettronica disponibile sul menu Servizio.

Come già detto nei post procedenti SETTE può scaricare direttamente dalla casella di posta elettronica certificata sia i documenti xml contenenti le fatture a voi indirizzate che le ricevute di notifica emesse dal sistema di interscambio in risposta alle fatture vendita da voi inviate.

La funzione viene attivata “a comando” ossia siete voi a decidere quando controllare e scaricare i nuovi messaggi in maniera del tutto simile a come viene utilizzato un normale programma di posta elettronica. La sua attivazione è possibile accedendo al menu “Documenti” → “Fatture Elettroniche” → “Scarica documenti da posta elettronica” oppure direttamente dal tasto di accesso rapido “Fattura Elettronica”.

In basso è evidenziata la data e l'ora dell'ultimo utilizzo della funzione in modo da non dover necessariamente controllare messaggi già scaricati in precedenti operazioni. In ogni caso scaricare per una seconda volta dei file già scaricati e/o contabilizzati non comporta alcun problema infatti SETTE è in grado di riconoscere i file già contabilizzati e di avvertire che questi sono già stati elaborati. Modificare manualmente questo valore comporta quindi la verifica dei messaggi dalla data indicata in poi ovviamente a meno che questi non siano stati cancellati o spostati utilizzando altre interfacce come ad esempio quella web messa disposizione dal fornitore del vostro servizio di posta elettronica certificata.

Come già in altri contesti, SETTE permette di eseguire l'operazione di controllo e scarico dei file in modalità simulazione quindi senza realmente salvare alcun file nel vostro PC.

Come indicato nella sezione di configurazione (vedi post precedente) SETTE può scaricare i documenti XML direttamente nell'area di transito oppure su una cartella a vostra scelta, ambedue le opzioni presentano le stesse funzionalità. Completata l'operazione di scarico dei messaggi, premendo sul taso “OK” si aprirà la corrispondente sezione contente i documenti scaricati. Una differenza da tenere in conto nella scelta fra le due opzioni di configurazione è che i documenti una volta contabilizzati dall'area di transito vengono automaticamente eliminati mentre su cartella generica rimangono a meno che non vengano cancellati singolarmente tramite apposito comando dell'interfaccia di SETTE o dalla normale interfaccia del sistema operativo. Un elemento a favore della scelta dell'area di transito come destinazione e che in documenti in essa contenuto diventano accessibili da tutte le postazioni dove installato SETTE.

Nella procedura di fatturazione elettronica SETTE è in grado di allegare il file in formato pdf contenete il documento nella forma “classica”. Tale funzionalità può, a discrezione dell'utente, essere attivata o disattivata. Una prima opzione di configurazione è disponibile nel menù “Servizio” → “Parametri fattura elettronica” → “Configurazioni”, da qui è possibile stabilire quale sarà il comportamento predefinito di SETTE.

Stabilito il comportamento predefinito sarà comunque ancora possibile cambiare idea al momento della stampa, in questo caso la scelta sarà valida solo per il documento corrente, completato questo per il prossimo SETTE si predisporrà in base al valore configurato nel menu “Servizio”.

Risulta ovvio che l'allegato andrà ad incrementare le dimensioni del messaggio di posta certificata pertanto nel caso questo servizio abbia disponibilità di spazio limitata, l'attivazione o meno di tale funzione va valutata in costi e benefici.